Mein Thema:

Zoll - Verständlich

Warum ich diesen Blog schreibe?

Nach vielen Jahrzehnten Erfahrung im Zollbereich habe ich eines immer wieder erlebt: Die meisten Fehler entstehen nicht aus bösem Willen – sondern aus Unwissen. Genau hier setzt dieser Blog an.

Er soll:

• komplexe Themen einfach erklären
• Zusammenhänge verständlich machen
• Sicherheit im Umgang mit Zollfragen geben

-->  Ohne Gesetzestexte.
--> Ohne Fachchinesisch.

Was ich nicht möchte:

Mit einschlägigen Lehrbüchern in Konkurrenz treten!

Ich gebe lediglich einen Überblick über das, was es gibt und was es zu beachten gilt, sozusagen  einen Einstieg in Themen, die man mit Lehrbüchern monothematisch vertiefen sollte.

Themenliste:

20. Embargos – mit Blick auf KMU

19. Ausfuhrverantwortlicher und Exportkontrollbeauftragter - die Eckpfeiler der Exportkontrolle

18. Spezial: Der Prüfungsbericht - einfach zu den Akten oder Leitfaden für ein künftiges geordnetes Arbeiten?

17. Spezial: Die Prüfungsanordnung

16. Prüfungen durch den Zoll

15. Dokumentation im Zollbereich in Ihrem Unternehmen

14. Die Einfuhr von Waren

13. Die US-Re-Exportkontrolle

12. Export in die USA - Was es dabei zu beachten gibt und wo die Stolpersteine versteckt sind

11. Die Catch-All-Klausel in der Exportkontrolle

10. Checkliste zur Catch-All-Prüfung

9. Catch-All-Entscheidungs-Matrix (Ampelsystem)

8. Wie organisiert man Zoll im Unternehmen sinnvoll?

7. Exportkontrolle - Warum nicht alles ausgeführt werden darf

6. Wenn es die Exportkontrolle in die Nachrichten schafft

5. Checkliste Exportkontrolle & Embargorisiken

4. "Zoll" - Was ist das eigentlich?

3. Was ist eine Zolltarifnummer und warum ist sie so wichtig?

2. Ursprung und Präferenz - Warum der "Geburtsort" einer Ware über Zollabgaben und Zollfreiheit entscheidet

1. Abgaben und Steuern - Was beim Zoll wirklich bezahlt werden muss

20. Embargos –

mit Blick auf KMU

Warum betone ich, dass dieser Artikel insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen gedacht ist? Große Unternehmen haben eigene Compliance-Abteilungen, die sich um die Einhaltung aller gesetzlichen Regelungen kümmern. KMU dagegen verfügen nach meiner Erfahrung bei weitem nicht über firmeninterne Regelungen, die dem Tun von Großunternehmen gleich kämen.

20.1 Was ist ein EU-Embargo überhaupt?

Ein Embargo ist Teil der restriktiven Maßnahmen (Sanktionen) der Europäischen Union. Die rechtliche Grundlage bilden Beschlüsse des Rates (GASP) und unmittelbar geltende EU-Verordnungen.

Ziele von Embargos sind typischerweise:

• Friedenssicherung
• Reaktion auf Völkerrechtsverstöße
• Terrorismusbekämpfung
• Schutz von Menschenrechten

Wichtig:
Ein Embargo richtet sich nicht gegen „den Handel an sich“, sondern gegen bestimmte Personen, Unternehmen, Güter oder Sektoren.

20.2 Embargo bedeutet nicht automatisch: „Totalverbot“

Das ist ein häufiger Irrtum.

Ein Embargo kann sehr unterschiedlich ausgestaltet sein:

✅ Möglich:

• Lieferung bestimmter ziviler Waren
• Humanitäre Güter
• Lebensmittel
• Medizinprodukte
• Altverträge (mit Einschränkungen)

❌ Verboten sein können:

• Waffen und Rüstungsgüter
• Dual-Use-Güter
• Öl- und Gas-Technologie
• Luxusgüter
• bestimmte Dienstleistungen
• Finanztransaktionen mit gelisteten Personen

Fazit:
Ein Land kann von Sanktionen betroffen sein – und trotzdem ist nicht jede Geschäftsbeziehung verboten. Entscheidend ist immer die konkrete Maßnahme.

20.3 Welche Arten von EU-Embargos gibt es?

3.1 Länderembargos (staatenbezogen)

Beispielhaft betroffen waren oder sind u. a.:

• Russland
• Iran
• Nordkorea
• Syrien

Hier werden ganze Sektoren oder Warengruppen beschränkt.

3.2 Personenbezogene Sanktionen

• Kontensperrungen
• Bereitstellungsverbote
• Einreiseverbote

Das bedeutet:
Sie dürfen einer gelisteten Person keine wirtschaftlichen Ressourcen zur Verfügung stellen – auch nicht indirekt.

3.3 Güterbezogene Embargos

Bestimmte Waren sind verboten, z. B.:

• Waffen
• Dual-Use-Güter
• High-Tech-Komponenten
• Luxusgüter

Hier überschneidet sich das Embargorecht mit dem Außenwirtschaftsrecht.

20.4 Warum ist das für KMU besonders heikel?

Großkonzerne haben eigene Compliance-Abteilungen.
KMU dagegen arbeiten oft mit:

• wenigen Exportverantwortlichen
• starkem Zeitdruck
• gewachsenen Geschäftsbeziehungen
• langjährigen Handelspartnern

Genau hier liegt die Gefahr.

Typische Risiken für KMU

1. „Den Kunden kennen wir seit 20 Jahren.“
2. Weiterleitung der Ware über Drittländer
3. Unkenntnis über Eigentümerstrukturen
4. Nutzung von Zwischenhändlern
5. Fehlende Sanktionslistenprüfung

Das schützt nicht vor Haftung.

20.5 Was bedeutet das rechtlich?

In Deutschland sind Verstöße gegen EU-Embargos regelmäßig:

• Straftaten (§§ 17, 18 AWG)
• Bußgeldtatbestände
• Grundlage für Vermögenseinziehung

Die Behörden prüfen zunehmend:

• Organisationsverschulden
• mangelhafte Exportkontrolle
• fehlende Risikoanalyse

Das Thema ist also Chefsache.

20.6 Was KMU konkret tun müssen

Hier wird es praktisch.

6.1 Sanktionslistenprüfung (Pflicht!)

Jede Geschäftsbeziehung muss geprüft werden gegen:

• EU-Sanktionsliste
• ggf. nationale Listen
• ggf. US-Listen (bei US-Bezug)

Ohne technische Unterstützung ist das kaum machbar.

6.2 Güterprüfung

Fragen Sie:

• Ist meine Ware gelistet?
• Ist sie Dual-Use?
• Ist sie im Anhang einer EU-Verordnung aufgeführt?
• Besteht ein sektorales Verbot?

6.3 Länder- und Verwendungsprüfung

• Endverbleibserklärung einholen
• tatsächliche Nutzung plausibilisieren
• Umgehungsgeschäfte ausschließen

Gerade Re-Exports über Drittstaaten sind ein Brennpunkt.

6.4 Organisationspflicht

Auch kleine Unternehmen brauchen:

• klare Verantwortlichkeit
• dokumentierte Prüfprozesse
• Vier-Augen-Prinzip bei sensiblen Geschäften
• Schulungen

Das muss nicht bürokratisch sein – aber nachvollziehbar.

20.7 Besondere Problembereiche für KMU

⚠ Zahlungsabwicklung

Banken blockieren Zahlungen bei Sanktionsbezug. Das kann Liquiditätsprobleme verursachen.

⚠ Altverträge

Nicht jeder Altvertrag darf erfüllt werden.

⚠ Tochtergesellschaften

Auch Auslandstöchter unterliegen EU-Sanktionen, wenn sie von EU-Personen kontrolliert werden.

⚠ US-Bezug

US-Komponenten können zusätzliche Re-Exportkontrollen auslösen.

20.8. Kurze Checkliste für KMU

Bevor Sie liefern:

1. Kunde geprüft?
2. Eigentümerstruktur geprüft?
3. Ware geprüft?
4. Endverbleib geprüft?
5. Zahlungsweg geprüft?
6. Dokumentation abgelegt?
7. Entscheidung dokumentiert?

Wenn Sie eine dieser Fragen nicht sicher beantworten können:
Nicht liefern!

20.9 Strategische Empfehlung für KMU

Realistisch betrachtet sollten KMU:

• ein einfaches, schriftliches Embargo-Compliance-Konzept haben
• Verantwortlichkeiten definieren
• Prüfsoftware einsetzen
• Risikogeschäfte eskalieren
• regelmäßig schulen

Das ist kein Luxus. Das ist Risikomanagement.



20.10 Zusammenfassung

Ein EU-Embargo ist:

• kein pauschales Handelsverbot
• aber ein hochkomplexes Regelwerk
• mit erheblichem Strafrisiko
• ein Regelwerk, das jedes Unternehmen unmittelbar bindet

Gerade für KMU gilt: Nicht Größe schützt – sondern Struktur.

19. Ausfuhrverantwortlicher und Exportkontrollbeauftragter –

  die Eckpfeiler der Exportkontrolle

In den großen Unternehmen – durchaus auch Global Player, die ich während meiner aktiven Laufbahn geprüft habe, waren die genannten Eckpfeiler Selbstverständlichkeiten.

Ganz anders dagegen sah es in den meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) aus. Auch wenn Dual-Use-Ware zum Tagesgeschäft gehörte.

Erst wenn das Kind in den Brunnen gefallen war, sprich Bußgeld- oder Strafverfahren eingeleitet worden waren, bekam man dort eine Ahnung davon, dass es ohne ein gelebtes System und straffe Strukturen keine funktionierende Exportkontrolle geben kann.

Damals durfte ich qua Amt des Prüfers maximal mahnende Worte in dieser Richtung verlieren; heute versuche ich aktiv dafür zu werben, dass man auch in KMU Strukturen schaffen kann, die grobe Fehler verhindern.

 

19.1 Die oberste Verantwortung: der Ausfuhrverantwortliche

Ganz oben steht immer eine Person:
der Ausfuhrverantwortliche.

Und hier ist eines ganz wichtig:

👉 Der Ausfuhrverantwortliche ist per Gesetz der Geschäftsführer bzw. die Geschäftsführung.

Diese Verantwortung kann nicht delegiert, nicht ausgelagert und nicht „wegorganisiert“ werden.

Der Geschäftsführer kann Aufgaben übertragen –
aber nicht die Verantwortung.

19.2 Was „Ausfuhrverantwortlicher“ konkret bedeutet

Der Ausfuhrverantwortliche ist nicht derjenige, der:

• Zollanmeldungen ausfüllt,
• Listen prüft,
• Genehmigungen beantragt.

Seine Aufgabe ist eine andere – und wesentlich grundsätzlicher.

Er trägt die Verantwortung dafür, dass:

• im Unternehmen Strukturen existieren,
• Zuständigkeiten klar geregelt sind,
• Exportkontrolle ernst genommen wird,
• Risiken erkannt und gesteuert werden,
• ausreichend Personal, Zeit und Ressourcen vorhanden sind.

Kurz gesagt:

Der Ausfuhrverantwortliche sorgt dafür, dass Exportkontrolle funktionieren kann.

19.3 Ein häufiger Irrtum: „Dafür haben wir doch jemanden“

Viele Geschäftsführer sagen:

„Dafür haben wir doch einen Exportkontrollbeauftragten.“

Das ist richtig –
aber es ändert nichts an der eigenen Verantwortung.

Der Exportkontrollbeauftragte arbeitet im Auftrag der Geschäftsführung.
Er handelt nicht eigenständig, sondern im Rahmen des übertragenen Vertrauens.

Und genau hier kommt die zweite zentrale Rolle ins Spiel.

19.4. Der Exportkontrollbeauftragte – das operative Herzstück

Der Exportkontrollbeauftragte ist die Person, die:

• das Tagesgeschäft verantwortet,
• Entscheidungen vorbereitet,
• Prüfungen durchführt oder veranlasst,
• Prozesse lebt und weiterentwickelt.

Er ist die zentrale Fach- und Koordinationsstelle für alles, was mit Exportkontrolle zu tun hat.

Wichtig ist:

Der Exportkontrollbeauftragte handelt nicht „für sich“, sondern für den Ausfuhrverantwortlichen.

19.5. Das entscheidende Element: Vertrauen

Die Beziehung zwischen Ausfuhrverantwortlichem und Exportkontrollbeauftragtem basiert auf Vertrauen.

Dieses Vertrauen bedeutet:

• Der Geschäftsführer vertraut darauf, dass der Exportkontrollbeauftragte fachlich sauber arbeitet.
• Der Exportkontrollbeauftragte weiß, dass seine Entscheidungen Rückendeckung haben.
• Kritische Themen dürfen offen angesprochen werden – auch wenn sie unbequem sind.

Ohne dieses Vertrauensverhältnis funktioniert Exportkontrolle nicht.

Denn Exportkontrolle bedeutet oft:

• Aufträge zu verzögern,
• Rückfragen zu stellen,
• „Nein“ zu sagen,
• Risiken offen zu benennen.

Das geht nur, wenn die Organisation dahintersteht.

19.6 Aufgaben des Exportkontrollbeauftragten – einfach erklärt

Der Exportkontrollbeauftragte ist kein „Zoll-Sachbearbeiter“.

Zu seinen typischen Aufgaben gehören:

• Prüfung von Exporten (Land, Ware, Empfänger, Verwendungszweck),
• Einschätzung von Genehmigungspflichten,
• Koordination mit Behörden,
• Pflege von Prozessen und Arbeitsanweisungen,
• Schulung von Mitarbeitenden,
• Dokumentation von Entscheidungen,
• Beratung von Vertrieb, Technik und Logistik.

Er ist Berater, Prüfer, Koordinator und Frühwarnsystem zugleich.

19.7 Was der Exportkontrollbeauftragte nicht ist

Ebenso wichtig ist, was er nicht ist:

• kein Einzelkämpfer,
• kein Sündenbock,
• kein rein administrativer Mitarbeiter,
• kein „Feuerlöscher“ für Fehlentscheidungen anderer.

Wenn der Exportkontrollbeauftragte erst dann eingebunden wird,
wenn der Auftrag schon verkauft ist, läuft etwas falsch.

19.8 Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen

Exportkontrolle ist keine Insel.

Sie funktioniert nur im Zusammenspiel mit:

• Vertrieb (Kunden, Projekte, Angebote),
• Technik (Produkte, Spezifikationen),
• Einkauf (US-Bezug, Lieferanten),
• Logistik (Versand, Dokumente),
• IT (Systeme, Zugriff, Software).

Der Exportkontrollbeauftragte koordiniert, entscheidet aber nicht isoliert.

19.9 Schriftliche Regelungen – kein Selbstzweck

Damit diese Rollen funktionieren, braucht es:

• klare Benennung des Ausfuhrverantwortlichen,
• formelle Bestellung des Exportkontrollbeauftragten,
• schriftliche Aufgabenbeschreibung,
• geregelte Vertretung,
• dokumentierte Entscheidungswege.

Das dient nicht der Bürokratie, sondern:

• der Klarheit,
• der Rechtssicherheit,
• der Absicherung aller Beteiligten.

19.10 Warum diese Organisation schützt – alle Beteiligten

Eine sauber organisierte Exportkontrolle schützt:

• das Unternehmen vor Bußgeldern und Strafen,
• den Geschäftsführer vor persönlicher Haftung,
• den Exportkontrollbeauftragten vor Überforderung,
• die Mitarbeitenden vor Fehlentscheidungen.

Oder anders gesagt:

Gute Organisation ist die beste Versicherung im Zoll- und Exportbereich.

19.11 Zusammengefasst

• Der Ausfuhrverantwortliche ist immer die Geschäftsführung.
• Der Exportkontrollbeauftragte führt das Tagesgeschäft.
• Verantwortung kann nicht delegiert werden – Aufgaben schon.
• Vertrauen ist die Grundlage jeder funktionierenden Exportkontrolle.
• Ohne klare Organisation wird Exportkontrolle zum Risiko.

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

18. Spezial: Der Prüfungsbericht –

einfach zu den Akten oder Leitfaden für ein künftiges geordnetes

Arbeiten?

Einige Wochen nach der Prüfung erhält das Unternehmen eine Ausfertigung des Prüfungsberichts. In meinen vielen Jahren im Prüfungsdienst habe ich leider bei Folgeprüfungen im selben Unternehmen feststellen müssen, dass der Prüfungsbericht lediglich fein säuberlich nach Erhalt abgelegt worden war. Basta!

Das ist das denkbar Dümmste, was mit diesen Seiten passieren kann.

In meinem vorangegangenen Beitrag über „Prüfungen durch den Zoll“ habe ich einen Satz geschrieben, bei dem einige vielleicht ungläubig die Augenlider hochgezogen haben: Prüfungen sind ein kostenloses Audit! Oder wie es mein ehemaliger Fachgebietsleiter ausdrückte: Prüfungen sind auch immer eine Chance. Er meinte damit eine Chance für das Unternehmen, es künftig besser zu machen.

Ich habe in jedem meiner abschließenden Gespräche versucht, die Bedeutung einer internen Auswertung meiner Prüfungsfeststellungen deutlich zu machen. Prüfungen in den Folgejahren zeigten dann, ob meine Worte auf fruchtbaren Boden gefallen waren.

In den letzten vier Jahren seit meiner Pensionierung habe ich in den vielen Inhouse-Seminaren und Webinaren mit tibetanischer Gebetsmühlenhaftigkeit versucht, zwei Worte in den Köpfen meiner Zuhörer zu verankern: System und Struktur.

Einiges  davon lässt sich aus einem aussagekräftigen Prüfungsbericht mit vielen Feststellungen herleiten, Schlüsse können gezogen werden. Umgesetzt werden können aber personelle Veränderungen, Schaffen von sinnvollen Strukturen, systematisierten Handlungsabläufen etc. aber nur, wenn die Geschäftsleitung ein Verständnis dafür entwickelt. Dies sollte dort Selbstzweck sein, denn Haftender für Fehler in der Sachbearbeitung und der Verwaltung ist (fast) ausnahmslos der/die CEO.

Was gibt der Prüfungsbericht im Einzelnen an Informationen her?

Jeder Prüfungsbericht enthält ein dezidiertes Inhaltsverzeichnis. Zusammengefasst, ohne zunächst einmal auf die Unterpunkte näher einzugehen, sieht das folgendermaßen aus:

1.    Allgemeine Angaben

2.    Prüfungsumfang, -unterlagen, Bewilligungen und Rechtsvorschriften

3.    Prüfungsfeststellungen

4.    Zusammengefasstes Prüfungsergebnis

5.    Schlussbesprechung, Vorbehalt der rechtlichen Würdigung

 

Zu Punkt 1. Allgemeine Angaben

Viele der dort benötigten Informationen stellt der Prüfer selbst zusammen. So zieht er sich beispielsweise im Rahmen seiner Prüfungsvorbereitung einen Handelsregisterauszug, der ihm die aktuellen Daten des Unternehmens wie Inhaber, Gesellschafter, Kapitalverhältnisse u.a. mitteilt. Weitere Informationen entnimmt er Ihrer Homepage. Bei einigen anderen Punkten wie beispielsweise bei der Frage, wer Ihr Steuerberater und/oder Wirtschaftsprüfer ist, bei der aktuellen Zahl der Beschäftigten, Mitgliedschaft in Verbänden, bittet der Prüfer seinen Ansprechpartner um Mithilfe.

Diese Angaben, weit mehr als ein Dutzend, wird ein nächster Prüfer – vom Finanzamt oder von einem anderen Fachsachgebiet Ihres Hauptzollamts -auch verlangen. Wenn Sie einmal einen solchen Bericht haben, müssen Sie in Zukunft nicht mehr lange suchen, die allgemeinen Angaben haben Sie schon einmal und müssen sie nur von Fall zu Fall auf den neuesten Stand bringen.

 

Zu Punkt 2. Prüfungsumfang, -unterlagen, Bewilligungen und Rechtsvorschriften

 Für Sie ist dieser Punkt von informellem Charakter. Der tatsächliche Umfang der Prüfung wird beschrieben, die Prüfungsunterlagen werden benannt, Ihr Bewilligungen werden im Einzelnen aufgeführt und die Rechtsvorschriften werden aufgelistet.

 

 

Zu Punkt 3: Prüfungsfeststellungen

Hier geht es jetzt ans Eingemachte. „Prüfungsfeststellungen“ ist eine freundliche Umschreibung für Böcke, die Ihr Unternehmen in Bezug auf die Abwicklung Ihrer Geschäfte mit Zollbezug geschossen hat. Wenn Sie so wollen, eine Aneinanderreihung von Fehlern, die minutiös unter Angabe der Rechtsnorm aufgezählt werden, gegen die verstoßen wurde.

Bei Ihrer Aufarbeitung dieses so eminent wichtigen Punktes setzen Sie hier die Hebel an. Mit W-Fragen kommen Sie bestimmt weiter: Wer hat was wann wie und warum getan.

Wenn Sie diese Anamnese erst einmal durchgeführt haben, müssen Sie sich die Frage stellen, an welchen Stellschrauben gedreht werden muss bzw. welche neuen Schrauben installiert werden müssen. Es läuft immer wieder auf mein altes Credo hinaus: System und Struktur!

Nähkästchenplaudereien

Vor zwei Jahren erhielt ich den Anruf eines Unternehmens, das über meine Homepage „gestolpert“ war:

„Hilfe, wir bekommen die Ware nicht vom Hof, sie müsste seit einer Woche in der Schweiz sein. Der Zoll spinnt wohl. Wir machen unsere Arbeit seit 30 Jahren so, und jetzt soll alles anders sein?! Können Sie uns helfen?“ (sinngemäß)

Die Firma hatte drei Geschäftsführer, die alle auf ihrem Fachgebiet ein Ass waren, aber der Zoll war für sie ein weißes Blatt Papier. Wir gingen drei Tage gemeinsam in Klausur und nahmen den letzten Prüfungsbericht – eben diesen Punkt 3 Prüfungsfeststellungen – zum Anlass, eine Fehlerdiagnose aufzustellen, nach den Ursachen zu forschen und zu überlegen, wie das in einem relativ kleinen Unternehmen abzustellen war. Nachdem wir dabei auf einen Nenner gekommen waren, schrieb ich in meiner letzten Nacht im Hotel eine mehrseitige Verfahrensanweisung für die Zukunft, neuhochdeutsch ein ICP (Internal Compliance Program), das nun in diesem Unternehmen gelebt wird.

Nach den ersten Sofortmaßnahmen, die noch während unserer dreitägigen Klausur stattfanden, war bereits einen Tag nach meinem Eintreffen die Ware vom Hof. Der Zoll hatte nicht „gesponnen“, alle Aussagen des zuständigen Ausfuhrzollamts stellten sich als richtig heraus.

Dies ist ein schöner Beleg dafür, was passieren kann, wenn ein aussagekräftiger Prüfungsbericht so einfach ohne Auswertung zu den Akten genommen wird.

 

Zu Punkt 4. Zusammengefasstes Prüfungsergebnis

In dürren Worten werden hier die festgestellten Fehler zusammengefasst. Wenn Sie glauben, bei Ihrer Geschäftsführung für die künftige Abstellung dieser Fehlerquellen sorgen zu müssen, diese aber mal wieder nur wenig Zeit hat, nehmen Sie Punkt 4 als Einstieg für Ihre Bemühungen, künftig systematisch und strukturell Änderungen herbeizuführen. Vielleicht finden Sie dann Gehör.

 

Zu Punkt 5. Schlussbesprechung, Vorbehalt der rechtlichen Würdigung

Hiermit ist in der Regel das abschließende Gespräch gemeint, das in der gleichen Zusammensetzung stattfindet wie zu Beginn der Prüfung das einleitende Gespräch. Eine „Schlussbesprechung“ findet in der Regel dann statt, wenn Feststellungen getroffen wurden, die unter Umständen Bußgeldverfahren oder gar strafrechtliche Maßnahmen getroffen werden sollen.

Hier sind Unternehmen gut beraten, sich schon hier anwaltlich vertreten zu lassen. Damit meine ich nicht irgendeinen Anwalt, sondern – wenn Sie einen finden – einen Fachanwalt beispielsweise für Außenwirtschaftsrecht. Die Prüfer erscheinen bei einer solchen Schlussbesprechung in der Regel auch mit einem Volljuristen ihrer Behörde.

Der „Vorbehalt der rechtlichen Würdigung“ meint nichts anderes als die Tatsache, dass der Prüfungsbericht vom Fachsachgebiet rechtlich gewürdigt und gegebenenfalls an die Straf- und Bußgeldstelle des Hauptzollamts zur weiteren Ahndung weitergeleitet wird.

Noch ein Hinweis: Sollte einmal bei einer Ihrer Prüfungen das Kind so in den Brunnen gefallen sein, dass sie beschwerende Verwaltungsakte (Bußgeldverfahren etc.) drohend auf Sie zukommen, können Sie das Hauptzollamt bitten, nach Fertigstellung des Prüfungsberichts vorab schon eine Ausfertigung des Entwurfes zu erhalten. Damit kann ihr Anwalt Ihnen dann besser zur Seite stehen und im Zweifelsfall einen Widerspruch vorbereiten.

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

17. Spezial: Die Prüfungsanordnung

Sie als Unternehmen erfahren erstmalig von einer bevorstehenden Prüfung, wenn Ihnen eine Prüfungsanordnung zugesandt wird. Ohne diese darf eine Prüfung nicht beginnen.

Die Prüfungsanordnung stellt einen Verwaltungsakt dar, gegen den Sie jederzeit Rechtsmittel einlegen können.

Viele meiner eigenen Prüfungen in der Vergangenheit haben mir aufgrund der gestellten Fragen im Eröffnungsgespräch oder beim ersten telefonischen Kontakt gezeigt, dass viele die Prüfungsanordnung nicht mit Sinn und Verstand gelesen haben.

Warum ist das denn so bemerkenswert?

Ganz einfach! Dieses förmliche Papier enthält eine Unmenge an Informationen, die einen Großteil der ersten Fragen überflüssig werden lässt. Denn die Prüfungsanordnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

•     die anordnende Stelle (Hauptzollamt)

•     die Rechtsgrundlage für die Prüfung

•     den Adressaten der Prüfung, d.h. die genaue Bezeichnung der Person(en) oder des Unternehmens, die geprüft werden sollen

•     den Zeitraum, der geprüft werden soll (z.B. 1. Januar 2023 bis 31. Dezember 2025)

•     den Prüfungsumfang:

•     welche Steuerarten oder Steuervergütungen (z.B. Stromsteuervergütung) und welche Sachverhalte geprüft werden sollen

•     Dort werden Sie auch lesen, ob es sich um eine Außenwirtschaftsprüfung, eine Marktordnungsprüfung oder eine Warenursprungs- und

        Präferenzprüfung handelt.

Bei meinem früheren Hauptzollamt wurde immer auch der Name des Prüfers eingetragen, denn im Vorfeld hat das Fachsachgebiet einen internen Prüfungsplan erstellt und die Unternehmen auf die Prüfer aufgeteilt. Andere Hauptzollämter schreiben auch in der Rubrik „Name des Prüfers“ … „wird noch mitgeteilt“.

Das, was in der Prüfungsanordnung als Prüfungsgegenstand respektive als Prüfungsumfang vorgegeben ist, wird auch tatsächlich geprüft. Der eingetragene Prüfungszeitraum ist für die Beamten bindend. Sie werden keinen Tag vor oder nach dem festgelegten Prüfungszeitraum untersuchen.

Zum gleichen Zeitpunkt, wie der Prüfungsauftrag ihr Unternehmen erreicht, hat der laut internem Prüfungsplan mit der Prüfung beauftragte Beamte ein ebensolches Exemplar erhalten. Wenn er Ihr Unternehmen nicht schon telefonisch kontaktiert hat, um einen Prüfungstermin zu besprechen, ist es ratsam, selbst initiativ zu werden. Zumindest kam diese Initiative bei mir gut an.

Wieso erhält gerade mein Unternehmen eine Prüfungsanordnung?

Wie bereits erwähnt, erfolgt die Prüfungsplanerstellung gegen Ende eines jeden Jahres mittels IT-verfahren

Prinzipiell werden alle Unternehmen geprüft, die – bezogen auf mein ehemaliges Fachgebiet Außenwirtschaftsrecht - mittels ATLAS AUSFUHR Daten erzeugt und Ausfuhren vorgenommen haben.

Dabei sind 90% der Planprüfungen risikoorientiert, 10 % sind Zufallsprüfungen.

Risikofaktoren anhand von Beispielen aus dem Außenwirtschaftsrecht:

Nachfolgend genannte Fakten legen eine Prüfung nahe

° Sensible Güter (Dual-use)

° Hohe Ausfuhrvolumina

° Genehmigungspflichtige Ausfuhren

° Handel mit Embargoländern

° Eventuell eingeleitete Straf- und Bußgeldverfahren

 

Auf der zweiten Seite der Prüfungsanordnung finden sie unter der Überschrift „Rechtsbehelfsbelehrung“ die Informationen, wie Sie Einspruch oder Widerspruch gegen diesen Verwaltungsakt einlegen können.

Alle jemals von Ihnen in ATLAS Ausfuhr erzeugten Daten erhält der Prüfer vom Rechenzentrum der Bundesfinanzverwaltung zur Verarbeitung mit der Prüfungssoftware IDEA. Dort spielt er auch die Daten auf, die er vom Steuerberater Ihres Unternehmens erhält (früher bekannt als GdPDU, heute GOBD). Vor Beginn der Prüfung hat er auch um mögliche Informationen der Strafsachenstelle des Hauptzollamt und des Zollkriminalamts ersucht. Zusammen mit den Informationen der Homepage des zu prüfenden Unternehmens kommt er zur Prüfung und hat ein ganz konkretes Bild (siehe auch Beitrag Nr. 16) des zu prüfenden Unternehmens.

 

Nähkästchenplauderei

Ich rede hier über meine eigenen Intentionen, glaube aber, dass die meisten meiner aktiven Prüferkollegen ähnlich denken:

Mir war nie daran gelegen, eine Prüfung zu beginnen, wenn beispielsweise eine andere Behörde wie das Finanzamt gerade eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung durchführte. Zwei Behörden auf einmal im Haus können ein gesamtes Unternehmen – zumindest in Bezug auf den Verwaltungsapparat – lahmlegen.

Auch bei Urlaub oder Krankheit des oder der kompetenten Ansprechpartner/-innen wollte ich in meiner aktiven Zeit keine Prüfung beginnen. Wenn mein Prüfungsauftrag auch die Prüfung des Kapital- und Zahlungsverkehrs beinhaltete, war die Finanzbuchhaltung des Unternehmens stark in den Prüfungsablauf eingebunden. Wenn dort wegen Urlaub oder Krankheit der/die kompetente Ansprechpartner/-in abwesend war, habe ich andere Prüfungstermine vorgeschlagen.

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

 

16. Prüfungen durch den Zoll

Sollten sich bei Ihrem Unternehmen unangemeldet zwei Zöllner mit Dienstausweisen und Dienstmarken ausweisen und ein offizielles Papier zu ihrer Legitimation vorzeigen, sind das keine  Zollprüfer.

Diese beiden sind qua Dienstausweis und Dienstmarke Angehörige des Zollfahndungsdienstes, die einen von einem Richter ausgestellten Durchsuchungsbeschluss vorweisen. Grundlage dessen ist der Verdacht einer strafbaren Handlung beispielsweise gegen das Außenwirtschaftsrecht.

Prüfer hingegen kommen fast nie unangekündigt. Sie haben sich im Vorfeld mit Ihrem Unternehmen auf einen Termin geeinigt und erscheinen unter Vorlage einer Prüfungsanordnung, um eine Einfuhrhandelsprüfung, Außenwirtschaftsprüfung, Warenursprungs-  und Präferenzprüfung, Außenprüfung im Verbrauchsteuerbereich, Marktordnungsprüfung u. a. durchzuführen.

 

Bereiche, in denen der Zoll prüft:

In Dienstkleidung/Uniform  sofort als Staatsdiener erkennbar sind für uns alle Beamte/Beamtinnen der

± Finanzkontrolle Schwarzarbeit

± Barmittelkontrollen oder im

± Reiseverkehr tätige Zöllner.

Diese hoheitliche Aufgaben wahrnehmenden Personen treffen Sie in der Regel erst einmal auf Baustellen, auf der Straße, in Restaurants, Gaststätten, Flughäfen usw.

In Zivil  erscheinende Menschen mit Dienstausweisen sind in den nachfolgenden Bereichen tätig:

± Einfuhrhandelsprüfung

± Außenwirtschaftsprüfung

± Präferenzprüfung

± Marktordnungsprüfung

± Steuerliche Außenprüfung (VSt)

Auch gibt es anlassbezogene Prüfung

Zum Beispiel bei:

± Auffälligkeiten

± Hinweisen

± Rückfragen

± Verdachtsmomenten

 

16.1 Warum Zollprüfungen keine Ausnahme sind

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass eine Zollprüfung etwas Außergewöhnliches ist – ein Sonderfall, der nur „anderen“ passiert.

Die Realität sieht anders aus.

Zollprüfungen gehören zum normalen Kontrollinstrument der Zollverwaltung.
Sie sind weder ein Verdacht noch eine Strafmaßnahme, sondern Teil der regelmäßigen Überwachung des internationalen Warenverkehrs.

Gerade Unternehmen, die:

• regelmäßig importieren oder exportieren
• größere Warenvolumina bewegen
• Präferenzen nutzen
• Exportkontrolle betreiben

müssen damit rechnen, früher oder später geprüft zu werden.

Nicht weil etwas falsch läuft – sondern weil es gesetzlich vorgesehen ist.

 

16.2 Ziel einer Zollprüfung

Eine Zollprüfung verfolgt mehrere Ziele:

• Überprüfung der Richtigkeit von Zollanmeldungen
• Kontrolle der Einhaltung zollrechtlicher Vorschriften
• Prüfung von Ursprungs- und Präferenzangaben
• Kontrolle der Exportkontrolle
• Überprüfung der internen Organisation
• Feststellung möglicher Abgabenverkürzungen

Dabei geht es nicht nur um einzelne Vorgänge, sondern um Systeme und Abläufe.

Der Zoll fragt nicht:

„Ist dieser eine Vorgang richtig?“

Sondern:

„Funktioniert das System insgesamt?“

 

16.3 Wie eine Zollprüfung typischerweise abläuft

Auch wenn jede Prüfung individuell ist, folgt der Ablauf meist einem ähnlichen Muster:

1. Prüfungsankündigung

• schriftlich
• mit Angabe des Prüfungszeitraums
• Benennung der Prüfer
• Angabe der zu prüfenden Bereiche

2. Vorbereitung durch das Unternehmen

• Zusammenstellung der Unterlagen
• Benennung eines Ansprechpartners
• Klärung interner Zuständigkeiten

3. Prüfungsbeginn

• Eröffnungsgespräch
• Erläuterung des Prüfungsumfangs
• Klärung organisatorischer Fragen

4. Prüfungsphase

• Sichtung von Unterlagen
• Auswertung von Daten
• Rückfragen
• Stichproben
• ggf. Vor-Ort-Prüfungen

5. Schlussbesprechung

• Darstellung der Feststellungen
• erste Bewertung
• Hinweis auf mögliche Konsequenzen

6. Prüfungsbericht

• schriftliche Zusammenfassung
• ggf. Nachforderungen
• ggf. weitere Maßnahmen

 

16.4 Was der Zoll besonders genau prüft

In der Praxis konzentrieren sich Zollprüfungen häufig auf folgende Punkte:

🔹 Warentarifnummern

• Richtigkeit der Einreihung
• Plausibilität
• Einheitlichkeit

🔹 Zollwert

• richtige Berechnung
• Einbeziehung aller Kosten
• korrekte Incoterms

🔹 Ursprung und Präferenzen

• Lieferantenerklärungen
• Ursprungsnachweise
• Plausibilität
• Nachweise
• korrekte Anwendung

🔹 Exportkontrolle

• Genehmigungspflichten
• Dual-Use-Prüfung
• Sanktionslisten
• Dokumentation

🔹 Organisation

• Zuständigkeiten
• Abläufe
• Dokumentation
• interne Kontrollen

 

16.5 Typische Feststellungen aus der Praxis

Viele Prüfungen führen zu ähnlichen Ergebnissen. Häufige Feststellungen sind:

• falsche oder veraltete Warentarifnummern
• nicht geprüfte Lieferantenerklärungen
• unvollständige Dokumentation
• fehlende oder veraltete Arbeitsanweisungen
• mangelnde Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen
• fehlende Exportkontrollprüfung
• fehlende interne Kontrollen

Oft sind es keine groben Verstöße, sondern viele kleine Unsauberkeiten, die sich über Jahre summieren.

 

16.6 Warum Prüfungen oft teurer sind als erwartet

Das eigentliche Problem einer Zollprüfung sind selten die Abgaben selbst.

Teuer werden Prüfungen durch:

• Nachzahlungen über mehrere Jahre
• Zinsen
• Verwaltungsaufwand
• interne Nacharbeiten
• externe Beratung
• Imageverlust

Hinzu kommt der Zeitaufwand für Mitarbeiter, der im Alltag oft unterschätzt wird.

 

16.7 Verhalten während einer Zollprüfung

Ein entscheidender Punkt ist das Verhalten während der Prüfung.

Mein Rat als ehemaliger Außenwirtschaftsprüfer oder

Plaudern aus dem Nähkästchen:

Halten Sie sich vor Augen, dass beim Eintreffen der Prüfungsanordnung der Prüfer ebenfalls ein solches Exemplar vor Augen hat. Auf der Basis dieses Papiers beantragt er dann. dass die Behörde ihm alle Daten zur Verfügung stellt, die das Unternehmen z.B. bei der Benutzung von ATLAS AUSFUHR  im Prüfungszeitraum erzeugt hat. Der Beamte zieht sich einen Handelsregisterauszug, nutzt weiterhin öffentlich zugängliche Jahresabschlüsse und fragt beim Zollkriminalamt nach, ob irgendwelche Erkenntnisse vorliegen. Der Prüfer sammelt also alle in der Bundesfinanzverwaltung vorliegenden Infos und Daten, um bestens vorbereitet bei Ihnen zu erscheinen.

Provokant ausgedrückt: Der Prüfer kennt Ihr Unternehmen besser als Sie!

Es sollte zudem nur eine Person den Prüfern Rede und Antwort stehen, ihm/ihr u.U. fehlende Belege besorgen.

Wichtig ist:

• ruhig bleiben
• kooperativ sein
• nichts beschönigen
• nichts spekulieren
• keine Aussagen „aus dem Bauch heraus“

Wenn etwas unklar ist, ist es besser zu sagen:

„Das prüfen wir und reichen es nach.“

Unbedachte Aussagen können später problematisch werden.

 

16.8 Die Rolle der Dokumentation bei Prüfungen (siehe auch Beitrag Nr. 15)

In Prüfungen gilt ein einfacher Grundsatz:

Was dokumentiert ist, existiert.
Was nicht dokumentiert ist, existiert nicht.

Gut dokumentierte Prozesse:

• verkürzen Prüfungen
• reduzieren Rückfragen
• schaffen Vertrauen

Fehlende Dokumentation führt fast immer zu Nachfragen – oder zu Beanstandungen.

 

16.9 Wie man sich auf eine Zollprüfung vorbereiten kann

Eine gute Vorbereitung beginnt lange vor der eigentlichen Prüfung.

Dazu gehören:

• regelmäßige interne Überprüfungen
• saubere Dokumentation
• klare Zuständigkeiten
• Schulung der Mitarbeiter
• aktuelle Arbeitsanweisungen

Unternehmen, die das beachten, gehen deutlich entspannter in Prüfungen. Weitsichtige und kluge Verantwortliche im Unternehmen sehen Prüfungen auch als kostenloses Audit.

 

16.10 Zollprüfung als Chance begreifen

So unangenehm eine Prüfung sein kann – sie bietet auch Chancen:

• Schwachstellen erkennen
• Prozesse verbessern
• Rechtssicherheit erhöhen
• Organisation stärken

Viele Unternehmen berichten rückblickend, dass sie nach einer Prüfung strukturierter arbeiten als zuvor.

 

16.11 Zusammenfassung dieses Kapitels

Zollprüfungen sind kein Ausnahmezustand, sondern Teil des Systems.

Wer:

• gut organisiert ist
• sauber dokumentiert
• klare Prozesse hat

hat in der Regel nichts zu befürchten.

Probleme entstehen meist dort, wo:

• Strukturen fehlen
• Wissen nicht dokumentiert ist
• Verantwortung unklar ist

 

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

15. Dokumentation

im Zollbereich in Ihrem Unternehmen

 

Ich bringe dieses Thema bewusst vor dem Beitrag über „Prüfungen durch den Zoll“, weil von ihrer Dokumentation abhängt, wie gut, wie lange und wie angenehm letztendlich die Prüfung für Sie und Ihr Unternehmen abläuft.

Denn die Dokumentation entscheidet, ob etwas als korrekt gilt oder nicht – unabhängig davon, ob es tatsächlich korrekt war.

Ein Perspektivwechsel erscheint angebracht:

Versetzen Sie sich einfach in die Lage des Zolls und machen Sie sich früh klar, wie der Zoll denkt.

Für den Zoll gilt:

Nicht dokumentiert = nicht passiert.

Die Dokumentation nach Risikobereichen gliedern

 1. Warenbezogene Dokumentation

Praxisrelevant, nicht abstrakt

• Zolltarifierung (Herleitung!)
• Warenbeschreibungen
• Technische Unterlagen
• Einreihungsentscheidungen

Typischer Fehler:
Nummer ist da – Begründung fehlt.

2. Wertbezogene Dokumentation

• Rechnungen
• Preisbestandteile
• Verrechnungspreise
• Zuschläge / Abschläge

Praxis-Hinweis:
Der Zoll prüft nicht die Rechnung, sondern den Zollwert.

3. Ursprungs- & Präferenzdokumentation

Zeitbombe mit Verzögerung

• Lieferantenerklärungen
• Kalkulationen
• Ursprungsermittlungen
• Kommunikation mit Lieferanten

Haken:
Die Haftung bleibt – auch wenn der Lieferant Fehler macht.

4. Verfahrens- & Organisationsdokumentation

Hier entscheidet sich alles

• Arbeitsanweisungen
• Zuständigkeiten
• Vertretungsregelungen
• IT-Systembeschreibungen

Fehlt das, wird aus einem Fehler schnell Systematik.

5. Exportkontroll- & Embargodokumentation

Unangenehm, aber zwingend

• Güterklassifizierungen
• Endverbleibserklärungen
• Prüfvermerke
• Freigabeprozesse

Merksatz:
„Wir haben geprüft“ reicht nicht. Beweisen zählt.

Typische Denkfehler:

❌ „Das ist doch im System“

❌ „Das weiß der Sachbearbeiter“

❌ „Das machen wir schon immer so“

❌ „Das kann man doch erklären“

Bei Prüfungen zählt nicht die Erinnerung, sondern die Akte.

Mini-Fallbeispiele:

„Der Ursprung war korrekt – die Lieferantenerklärung aber nicht auffindbar.
Ergebnis: Rückforderung über sechs Jahre.“

„Die Einreihung stimmte – die Begründung fehlte.
Ergebnis: Neue Einreihung durch den Zoll.“

So dokumentieren Unternehmen sinnvoll

Die Dokumentation muss:

• auffindbar sein
• nachvollziehbar sein
• revisionssicher sein
• auch nach Jahren verständlich sein

 

Die Dokumentation darf nicht:

• personengebunden sein
• in E-Mails verschwinden
• vom guten Willen Einzelner abhängen

Die Dokumentation als Schutzinstrument

Dokumentation ist kein Papierkrieg.
Sie ist das Einzige, was bei einer Zollprüfung Bestand hat.

Wer gut dokumentiert, diskutiert nicht.
Wer schlecht dokumentiert, zahlt!

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

14. Die Einfuhr von Waren

Schritt für Schritt

Dieser Ablauf beschreibt den Normalfall:

Ware kommt aus einem Drittland nach Deutschland und soll hier verkauft oder verwendet werden.

Wer sich nicht auskennt, die Basics nie gelernt hat, kann hier nur stolpern. Ich empfehle, sich wie bei der Exportkontrolle eine Arbeitsroutine anzueignen. Hat man eine solche, kann man in Sekunden vor dem geistigen Auge einen Check durchführen und hat seiner Sorgfaltspflicht Genüge getan. Die folgende Skizze kann dabei hilfreich sein.

Schritt 1:

Ware und Geschäft vorab klären

Noch bevor irgendetwas aus dem Drittland nach hier verschickt wird, muss intern klar sein:

• Was ist die Ware genau?
  Material, Funktion, Verwendungszweck.
• Woher kommt sie?
  Herstellerland ≠ Versandland.
• Wie wird sie verwendet?
  Verkauf, Eigenverbrauch, Weiterverarbeitung?

👉 Wer diesen Schritt schlampig macht, repariert später Fehler unter Zeitdruck – oder zahlt drauf.

Schritt 2:

Zolltarifnummer festlegen

Jetzt wird die Ware zollrechtlich eingeordnet.

• passende Zolltarifnummer bestimmen
• prüfen:
• Zollsatz
• Einfuhrumsatzsteuer
• Verbote / Beschränkungen
• Genehmigungspflichten

💡 Praxis-Tipp:
Die Tarifnummer nicht vom Lieferanten abschreiben. Das Risiko trägt immer der Importeur.

Schritt 3:

Einfuhrkalkulation machen

Bevor bestellt wird, sollte klar sein:

• Warenwert
• Transportkosten bis EU-Grenze
• Zoll
• Einfuhrumsatzsteuer

👉 Das ist keine Bürokratie, sondern kaufmännische Pflicht.
Viele merken erst bei der Einfuhr, dass die Ware so gar nicht mehr rentabel ist.

Schritt 4:

Bestellung & Lieferbedingungen festlegen

Wichtig sind die Lieferbedingungen (Incoterms):

• Wer zahlt den Transport?
• Wer organisiert die Verzollung?
• Bis wohin trägt der Verkäufer das Risiko?

Für Einsteiger oft sinnvoll:

• DAP oder DDP – aber nur, wenn man versteht, was das bedeutet.

Schritt 5:

Ware wird versendet

 

• Ware verlässt das Drittland
• Frachtpapiere entstehen:
• Luftfrachtbrief
• Seefrachtpapier
• CMR im LKW-Verkehr
• 
  

Parallel sollten beim Importeur bereits vorliegen:

• Handelsrechnung
• Packliste
• ggf. Ursprungsnachweise / Zertifikate

Schritt 6:

Ankunft in der EU – Zoll ist im Spiel

Sobald die Ware die EU erreicht:

• sie steht unter zollamtlicher Überwachung
• sie darf noch nicht verwendet oder verkauft werden

Die Ware wird:

• direkt beim Grenzzollamt oder
• über ein Versandverfahren zu einem Binnenzollamt gebracht

Schritt 7:

Zollanmeldung abgeben

Jetzt erfolgt die elektronische Zollanmeldung.

Das macht:

• entweder das Unternehmen selbst
• oder ein Zollagent / Spediteur

Angegeben werden u. a.:

• Importeur (EORI)
• Zolltarifnummer
• Warenwert
• Ursprung
• Zollverfahren (siehe Schritt 10)

Wichtig:

Auch wenn ein Dienstleister anmeldet: Die Verantwortung bleibt beim Importeur.

Schritt 8:

Prüfung durch den Zoll (wenn angeordnet)

Der Zoll entscheidet automatisch:

• keine Prüfung → schneller Durchlauf
• Dokumentenprüfung
• Warenbeschau

Das ist kein Sonderfall, sondern Routine.
Unvollständige oder widersprüchliche Angaben verlängern das Verfahren massiv.

Schritt 9:

Abgaben werden festgesetzt

Jetzt rechnet der Zoll:

• Zoll
• Einfuhrumsatzsteuer
• eventuelle Verbrauchsteuern

Je nach Unternehmen:

• sofortige Zahlung
• oder Aufschub über ein Zollkonto

💡 Für vorsteuerabzugsberechtigte Firmen ist die EUSt meist nur ein Liquiditätsthema, aber eben ein echtes.

Schritt 10:

Überlassung der Ware

Erst jetzt kommt der entscheidende Moment:

➡️ Die Ware wird zu dem  beantragten Verfahren überlassen:

 

Die Zollverfahren – welche Möglichkeiten gibt es?

Hier wird es wichtig. Nicht jede Ware wird einfach „normal eingeführt“.

Möglichkeit 1: Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr

Der Standardfall

• Ware kommt in die EU
• Zoll, EUSt und eventuelle Verbrauchsteuern werden erhoben
• Ware darf frei verwendet oder verkauft werden

👉 Das ist das klassische Importverfahren.

Möglichkeit 2: Versandverfahren

• Ware wird unter Zollaufsicht innerhalb der EU weitertransportiert
• z. B. vom Hafen zum Binnenzollamt

Zoll noch nicht bezahlt, aber gesichert.

Möglichkeit 3: Zolllager

• Ware wird eingelagert
• Abgaben werden aufgeschoben (Die Zollschuld entsteht i.d.R. bei der Entnahme aus dem Zolllager.)
• sinnvoll bei Lagerhaltung oder Weiterverkauf außerhalb der EU

Möglichkeit 4: Aktive Veredelung

• Ware wird eingeführt
• bearbeitet oder verarbeitet
• anschließend wieder ausgeführt

Zoll fällt oft gar nicht oder nur teilweise an – aber nur mit Bewilligung.

 

Möglichkeit 5: Vorübergehende Verwendung

• Ware kommt nur zeitweise in die EU
• z. B. Messeware, Maschinen, Werkzeuge

Strenge Fristen, klare Zweckbindung.

Schritt 11:

Nacharbeit im Unternehmen

Nach der Einfuhr sollte intern passieren:

• Unterlagen ablegen (10 Jahre!)
• Buchhalterische Erfassung
• Kontrolle der Abgabenbescheide
• Abgleich mit Bestellung & Kalkulation

👉 Genau hier trennt sich professioneller Import von Chaos.

Typische Praxisfehler:

• Zollanmeldung ohne Warenkenntnis
• falsche Werte „damit es schneller geht“
• fehlende CE- oder Sicherheitsnachweise
• zu spätes Reagieren auf Zollrückfragen

Das endet regelmäßig mit:

• Lieferverzögerungen
• Nachzahlungen
• Bußgeldern

Fazit:

Einfuhr funktioniert nicht nebenbei, aber sie ist sauber beherrschbar, wenn man:

• strukturiert vorgeht
• Verantwortung klar zuordnet
• den Ablauf kennt

Wer diesen Schritt-für-Schritt-Prozess verinnerlicht, verliert die Angst – und behält die Kontrolle.

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

Wie im letzten Artikel versprochen, hier die Thematik der US-Re-Exportkontrolle aus einem anderen Blickwinkel.

Wiederholungen und Dopplungen lassen sich dabei nicht vermeiden.

13. Die US-Re-Exportkontrolle

1️⃣ Was bedeutet US-Re-Exportkontrolle überhaupt?

Kurzfassung:
US-Recht kann auch außerhalb der USA gelten.
Wenn eine Ware, Software oder Technologie US-Ursprung hat – oder US-Technologie enthält –, kann sie auch bei einer Weiterlieferung von Deutschland in ein Drittland US-Genehmigungen auslösen.

Das ist kein Sonderfall, sondern Alltag im internationalen Handel.

2️⃣ Wann greift US-Recht konkret?

US-Re-Exportkontrolle ist relevant, wenn  mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

1. US-Ursprung
   – Ware „Made in USA“
   – US-Software, US-Technologie, US-Sourcecode
2. US-Anteil in Nicht-US-Produkten
   – Der sogenannte de-minimis-Anteil wird überschritten
   – Für viele Länder: > 25 % US-Anteil,
   für sanktionierte Länder (z. B. Iran, Russland): > 10 %
3. Bestimmte Endverwendung / Endnutzer
   – Militärisch, nuklear, Raketen-, Chemie- oder Bio-Bezug
   – Militärische Endnutzer selbst in „unproblematischen“ Ländern
4. Sanktionen & Listen
   – Geschäftspartner steht auf einer US-Sanktionsliste
   – Dann ist oft jede Lieferung verboten, egal aus welchem Land

3️⃣ Wer macht die Regeln in den USA?

Zwei Behörden sind zentral:

• Bureau of Industry and Security (BIS)
  → zuständig für die Export Administration Regulations (EAR)
  → Technik, Industrie, Dual-Use-Güter
• Office of Foreign Assets Control (OFAC)
  → Länder- und personenbezogene Sanktionen
  → oft absolut, ohne Spielraum

Merksatz:
👉 BIS regelt „was“, OFAC regelt „mit wem und wohin“.

4️⃣ Der typische Denkfehler (und warum er teuer wird)

„Wir sind ein deutsches Unternehmen – uns betrifft US-Recht nicht.“

Falsch. Gefährlich. Haftungsträchtig.
US-Behörden ahnden Verstöße weltweit – mit:

• Millionenstrafen
• Lieferverboten
• Ausschluss vom US-Markt
• persönlicher Haftung von Geschäftsführung & Exportverantwortlichen

5️⃣ Die unerlässlichen MUST-HAVES

✅ 1. US-Bezug systematisch prüfen

• Herkunft der Ware bis zur Technologieebene
• US-Software, Firmware, Baupläne, Cloud-Tools nicht vergessen
• US-Anteile dokumentieren (de-minimis-Berechnung)

➡️ Ohne Dokumentation = kein Verteidigungsargument

✅ 2. Klassifizierung nach EAR

• Einstufung der Ware (z. B. ECCN oder „EAR99“)
• Klären, ob Genehmigungspflicht besteht

➡️ Bauchgefühl ersetzt keine Klassifizierung.

✅ 3. Endverwendung & Endnutzer prüfen

• Wer nutzt die Ware wirklich?
• Zivil? Militärisch? Dual-Use?
• Schriftliche Endverbleibserklärungen einholen

➡️ „Wir wussten es nicht“ zählt nicht.

✅ 4. Sanktionslisten-Screening

• US-Listen (OFAC) zusätzlich zu EU-Listen prüfen
• Regelmäßig & automatisiert

➡️ Ein Treffer = Lieferstopp. Diskussion zwecklos.

✅ 5. Interne Regeln (ICP / Compliance-System)

• Klare Zuständigkeiten
• Schulungen für Vertrieb & Einkauf
• Freigabeprozesse dokumentiert

➡️ Ohne System kein Schutz – weder rechtlich noch organisatorisch.

✅ 6. US-Genehmigungen richtig managen

• Prüfen, ob Genehmigung nötig ist
• Prüfen, wer beantragen muss (Hersteller? Händler?)
• Genehmigungen archivieren & überwachen

➡️ Genehmigungspflichten sind nicht verhandelbar.

6️⃣ Die harte Wahrheit

• US-Re-Exportkontrolle ist kein Randthema
• Sie betrifft auch Mittelstand und Kleinunternehmen
• Unwissen schützt niemanden
• Wer sie sauber beherrscht, hat einen echten Wettbewerbsvorteil

🎯 Mein Fazit

Wenn Sie exportieren oder weiterliefern und US-Bezug nicht aktiv prüfen, spielen Sie russisches Roulette – mit dem Unternehmen.

Ein Sachbearbeiter, eine Exportkontrollbeauftragte, der/die viele Exporte in die USA zu verantworten hat, sollte sich die zuvor geschilderte Routine aneignen. Hat man sie intus, geht die Prüfung mit einiger Übung schnell vonstatten, und man hat seiner Sorgfaltspflicht Genüge getan.

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

12. Export in die USA –

Was es dabei zu beachten gibt und wo die Stolpersteine versteckt sind

Vor der Beschäftigung mit diesem Thema hatte ich selbst keinen blassen Schimmer, wie anders als das europäische Recht das US-Zollrecht ist und wie weit der lange Arm des US-Rechts bis tief nach Europa hinein greifen kann. Dehalb hier ein erster Aufsatz, der ein wenig Licht ins Dunkel bringen soll. Wegen der Brisanz dieser Thematik werden weitere folgen.

 

1.  Warum die USA ein besonderes Exportziel sind

Die USA sind für viele Unternehmen ein attraktiver Markt:
groß, kaufkräftig, technologisch orientiert und mit enger wirtschaftlicher Verzahnung zu Europa.

Aber:
Export in die USA ist mehr als nur „Ware hinschicken“.

Rechtlich, organisatorisch und praktisch gelten dort eigene Regeln – und sie weichen in entscheidenden Punkten vom EU-Standard ab.

Wenn man diese Besonderheiten nicht kennt, führt das schnell zu:

• Verzögerungen
• Rücksendungen
• zusätzlichen Kosten
• Haftungsfragen
• Compliance-Risike

Darum ist es wichtig, von Anfang an zu verstehen, was die USA wirklich verlangen.

 

2. Der Zoll der USA heißt CBP – und er tickt anders

In der EU ist der Zoll – trotz seiner Bürokratie – stark harmonisiert durch den UZK und das gemeinsame Zollgebiet.

In den USA gibt es kein einheitliches EU-System, sondern …

Customs and Border Protection (CBP)
… als zentrale Behörde, die Importe überwacht.

Wichtige Besonderheiten:

• Einfuhrformalitäten sind strikt: Jeder Import muss angemeldet werden; auch temporäre Sendungen.
• Zolltarif: basiert auf dem U.S. Harmonized Tariff Schedule (HTSUS), das zwar dem HS ähnelt, aber spezifische Abweichungen enthält.
• Fehlende EU-Regelung: im Unterschied zur EU gibt es keine „Einheitlichkeit“ in der gesamten Zollunion – sondern eine nationale Regelung, die unabhängig interpretiert wird.

 

3. Harmonized Tariff Schedule USA (HTSUS) – der Schlüssel

Die US-Zolltarifnummern basieren auf dem HTSUS.

Das heißt:

• Die ersten 6 Stellen entsprechen dem internationalen Harmonisierten System (HS).
• Die weiteren Stellen (insgesamt 10) sind US-spezifisch.

Wichtig:

• Eine EU-Warentarifnummer ist nicht automatisch deckungsgleich mit der US-Tarifnummer.
• Eine falsche US-Tarifnummer führt zu falschen Abgaben und Problemen bei CBP.

👉 Praxisfall:
Ein Produkt hat in der EU eine Nummer, in den USA jedoch eine andere – weil dort zusätzlicher Detailbedarf besteht.

Das muss geprüft werden – am besten vor dem ersten Export.

 

 

4. US-Zollwert – was dazugehört

Auch beim Zollwert unterscheiden sich die USA von der EU.

Grundsätzlich gilt:
➡ Der Zollwert beinhaltet alle Kosten bis zur Grenze der USA.

Dazu zählen oft:

• Kaufpreis
• Frachtkosten bis zum US-Hafen/Flughafen
• Versicherung
• Verpackung
• ggf. technische Dienstleistung

Nicht selten passiert es, dass Unternehmen nur den reinen Warenpreis melden – und dabei z. B. Fracht oder Verpackungsleistungen nicht korrekt einbeziehen.

Das führt zu:

• falscher Abgabenberechnung
• Rückfragen durch CBP
• Nachforderungen

Merksatz:   Alles, was bis zur US-Grenze gezahlt oder verrechnet wird, gehört in den Zollwert.

 

5. Importer of Record – zentrale Rolle im US-Export

In den USA gibt es den wichtigen Begriff:

👉 Importer of Record (IOR)

Das ist die Person oder das Unternehmen, das gegenüber CBP verantwortlich ist für:

• korrekte Anmeldung
• richtige Dokumente
• korrekte Abgaben
• Einhaltung aller Vorschriften

Der IOR kann der US-Importeur, der US-Zollagent oder ein Logistikdienstleister sein – aber nur, wenn eine klare Vollmacht und Verantwortung definiert sind.

Das bedeutet:

• Der IOR haftet für Fehler.
• Die Verantwortung kann nicht „heimlich“ beim Versender bleiben.

Aus Sicht der USA spielt die rechtliche Stellung des IOR eine entscheidendere Rolle als in der EU.

 

6. Sicherheitsanforderungen: C-TPAT und AMS

Die USA verfolgen ein sehr strikt ausgestaltetes Sicherheitsregime.

Wichtige Programme:

🔹 C-TPAT (Customs-Trade Partnership Against Terrorism)

Ein freiwilliges, aber sehr praxisrelevantes Programm, das die Sicherheit der Lieferkette verbessern soll.

Vorteile eines C-TPAT-Status:

• geringere Kontrolldichte
• schnellere Abfertigung
• signalisiertes Vertrauen

Aber:
Um C-TPAT zu bekommen, muss das Unternehmen seine Prozesse strukturiert dokumentieren und nachweisen – inklusive physischer Sicherheitsmaßnahmen, Zugangskontrollen, Mitarbeiterschulungen.

Und:
Ohne C-TPAT hat man nicht automatisch Nachteile, aber man ist potenziell stärker prüfungsrelevant.

🔹 AMS (Automated Manifest System)

Hier müssen Fracht- und Versanddaten frühzeitig übermittelt werden – oft schon vor Ankunft.

Unvollständige oder verspätete AMS-Übermittlungen führen zu Verzögerungen im Hafen/Flughafen und zu zusätzlichen Gebühren.

 

7. Exportkontrolle in die USA

Viele Unternehmen denken:
„Für die USA gelten unsere EU-Regeln – mehr nicht.“

Das ist falsch.

Die USA haben ein eigenes, eigenständiges Exportkontrollrecht, das parallel zur Zollabfertigung wirkt.

Wichtige Gesetze und Programme:

🔹 EAR – Export Administration Regulations

Verwaltet durch das US-Commerce Department (Bureau of Industry and Security, BIS).
Hier geht es um Dual-Use-Güter und genehmigungspflichtige Waren.

🔹 ITAR – International Traffic in Arms Regulations

Regelt militärische Güter und Technologien.
Bei ITAR-relevanten Waren gilt das Prinzip „Genehmigungspflicht vor Ausfuhr“.

Wenn ein Produkt unter EAR oder ITAR fällt, ist eine Ausfuhrgenehmigung erforderlich, bevor die USA ausgeliefert werden dürfen.

Typische Stolpersteine:

• Dual-Use-Bewertung nach US-Kriterien unterscheidet sich von EU/DE
• ITAR-Listen können auch Komponenten umfassen
• Fehlende Endverwendungsnachweise führen zu Rückfragen

Tipp:  Bevor ein Produkt in die USA geht, sollte eine spezifische Exportkontrollbewertung für US-Recht erfolgen.

 

8. Freihandelsabkommen und Präferenzen mit den USA

Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern gibt es zwischen der EU und den USA kein umfassendes Freihandels- oder Präferenzabkommen.

Das bedeutet:

• Es gibt keine allgemeine Zollpräferenz für EU-Lieferanten in die USA
• Sondertarife oder Abkommen (z. B. für bestimmte Produkte) müssen spezifisch geprüft werden

Für viele Unternehmen bedeutet das:
➡ In der Einfuhr in die USA fallen immer volle Zölle an, sofern keine besondere Regelung greift.

Das unterscheidet die USA deutlich von Ländern mit Freihandelsabkommen (z. B. Kanada, Schweiz, Korea).

 

9. Klassische Dokumente und Anforderungen bei US-Export

Bei der Ausfuhr in die USA sind je nach Fall oft erforderlich:

🔹 Commercial Invoice

Mit vollständigen Angaben zu:

• Verkäufer
• Käufer
• Beschreibung der Ware
• Zolltarifnummer (HTSUS)
• Mengen und Werte

🔹 Packing List

Detaillierte Aufstellung der einzelnen Packstücke

🔹 Bill of Lading / Air Waybill

Transportdokument

🔹 EEI (Electronic Export Information)

Elektronische Ausfuhranmeldung in die USA

🔹 Proof of Export / Arrival Notice

Nachweise über Grenzübertritt

Fehlen diese Dokumente oder sind sie unvollständig, kann CBP:

• die Ware zurückhalten
• zusätzliche Gebühren erheben
• die Abfertigung verzögern

 

10. Interne Stolpersteine aus der Praxis

1. Falsche Zolltarifnummern (HTSUS)
Unternehmen verwenden einfach ihre EU-Nummern – das führt zu falschen Berechnungen.

2. Unvollständige Dokumente
Fehlerhafte Commercial Invoices führen zu Rückfragen.

3. Fehlender IOR-Nachweis
Wenn kein klar benannter Importer of Record vorliegt, blockiert CBP die Ware.

4. Unzureichende Exportkontrollprüfung
Dual-Use oder ITAR-relevante Güter werden ohne Genehmigung exportiert.

5. AMS/EDI-Fristen nicht eingehalten
Daten werden zu spät oder falsch übermittelt – Zollabfertigung verzögert sich.

 

11. Organisatorische Anforderungen im Unternehmen

Ein sicherer Export in die USA braucht:

✔ klare Verantwortlichkeiten (Import/Export/Compliance)
✔ strukturierte Prozesse für Dokumente
✔ integrierte Bewertung HTSUS/Exportkontrolle
✔ Schnittstellen zu Logistik & IT
✔ regelmäßige Schulungen
✔ Prüfmechanismen vor dem Versand

Ein einfacher „Routine-Versand“ funktioniert hier nicht.

 

12. Warum Vorbereitung alles ist

Export in die USA ist kein Standardversand.

Er ist ein Risikobereich mit rechtlichen, organisatorischen und operativen Anforderungen.

Die Vorbereitung entscheidet über:

• Abfertigungsdauer
• Kosten
• rechtliche Sicherheit
• Nachvollziehbarkeit in Prüfungen
• langfristige Stabilität

Deshalb:  Nicht „erst bei Problemen reagieren“ – sondern vor dem ersten Export so planen, wie wenn man geprüft wird.

 

13. Ohne USA-Know-How wird es teuer

Export in die USA ist nicht nur ein logistisches Thema.
Er ist ein Zusammenspiel aus:

• Zoll

• Exportkontrolle

• Unternehmensorganisation

• Dokumentation

• Compliance


Wer hier strukturiert vorgeht, vermeidet Stolpersteine – und schafft Wettbewerbsvorteile.

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

11. Die Catch-All-Klausel in der Exportkontrolle

Man kann schlecht über "Exportkontrolle" reden, ohne dabei dieses "Phäomen" CATCH-ALL-KLAUSEL im Blick zu behalten. Gerne vergisst man nach der verwendungsbezogenen Exportkontrolle diesen auf den ersten Blick unverständlichen Aspekt: Alle vier Aspekte sind erfolgreich abgeprüft und dennoch kann die Ware nicht vom Hof!

Was ist die "Catch-all-Klausel“ im Außenwirtschaftsrecht?

Kurz gesagt:

Die Catch-all-Klausel bedeutet:

Auch wenn eine Ware eigentlich nicht genehmigungspflichtig ist, kann sie trotzdem genehmigungspflichtig werden – je nachdem, wofür sie verwendet wird.

Oder noch einfacher:
👉 Nicht das Produkt allein ist entscheidend, sondern sein Verwendungszweck.

 

Warum gibt es diese Regel überhaupt?

Der Gesetzgeber weiß:

• Nicht jede gefährliche Ware steht auf einer Liste.
• Viele zivile Produkte können auch militärisch oder kritisch genutzt werden.

Deshalb gibt es diese „Auffangklausel“ (= Catch-all).

Sie soll verhindern, dass jemand sagen kann:

„Steht nicht auf der Liste – also darf ich es liefern.“

 

Einfaches Beispiel aus der Praxis

Du exportierst:

• eine Maschine
• eine Software
• ein elektronisches Bauteil
• ein Chemikalienprodukt

➡️ Das Produkt ist nicht gelistet.
➡️ Normalerweise genehmigungsfrei.

Aber:

Du weißt oder musst damit rechnen, dass:

• die Ware für militärische Zwecke genutzt wird
• sie in ein Waffen- oder Raketenprogramm geht
• sie für ABC-Waffen verwendet werden könnte
• sie in ein sanktioniertes Land oder an kritische Endverwender geht

👉 Dann greift die Catch-all-Klausel.
👉 Dann brauchst du trotzdem eine Genehmigung.

 

Ganz wichtig: Wissen oder „Wissen-Müssen“

Die Catch-all-Klausel greift nicht nur bei sicherem Wissen.

Schon ausreichend ist:

• begründeter Verdacht
• ungewöhnliche Kundenangaben
• unklare Endverwendung
• widersprüchliche Angaben
• auffällige Umwege über Drittländer

👉 Wer wegschaut, handelt nicht automatisch legal.

 

Typischer Irrtum (sehr häufig!)

❌ „Meine Ware steht nicht auf der Ausfuhrliste, also bin ich raus.“

✅ Richtig ist:

Auch nicht gelistete Waren können genehmigungspflichtig sein, wenn der Verwendungszweck kritisch ist.

 

Was bedeutet das für Unternehmen konkret?

Du musst:

• den Endverwendungszweck prüfen
• den Endverwender kennen
• bei Zweifeln nachfragen oder prüfen lassen
• ggf. eine Auskunft beim BAFA einholen

Und vor allem:
➡️ Dokumentieren, dass du geprüft hast.

 

Kurzfassung in einem Satz:

Die Catch-all-Klausel sorgt dafür, dass auch eigentlich harmlose Waren genehmigungspflichtig werden können, wenn sie für militärische, verbotene oder sicherheitsrelevante Zwecke bestimmt sind.

 

Wenn du möchtest, kann ich dir als Nächstes:

• eine praxisnahe Checkliste zur Catch-all-Prüfung erstellen
• oder eine Version für deine Website / deinen Blog formulieren
• oder typische Fehler aus der Praxis erklären

Sag mir einfach, was du brauchst.

 

 

10. ✅ Checkliste zur Catch-all-Prüfung

Diese Checkliste hilft dabei zu beurteilen,
ob für eine eigentlich nicht gelistete Ware trotzdem eine Genehmigung erforderlich sein kann.

 

1️⃣ Produkt prüfen – Was wird geliefert?

☐ Ist das Produkt technisch komplex oder sensibel?
☐ Kann es auch militärisch oder sicherheitsrelevant genutzt werden?
☐ Handelt es sich um Maschinen, Software, Elektronik, Chemikalien oder Komponenten?
☐ gibt es Dual-Use-Potenzial (zivil + militärisch nutzbar)?

👉 Wenn ja: erhöhte Aufmerksamkeit erforderlich.

 

2️⃣ Endverwendung prüfen – Wofür soll es genutzt werden?

☐ Ist der Verwendungszweck klar und plausibel beschrieben?
☐ Passt der Verwendungszweck zum Geschäft des Kunden?
☐ Gibt es Hinweise auf militärische Nutzung?
☐ Gibt es Hinweise auf nukleare, biologische oder chemische Verwendung?
☐ Werden Begriffe vermieden oder ausweichend beantwortet?

🚩 Warnsignal:
Unklare oder ausweichende Angaben zur Verwendung.

 

3️⃣ Endverwender prüfen – Wer erhält die Ware?

☐ Ist der Kunde bekannt und wirtschaftlich nachvollziehbar?
☐ Gibt es eine vollständige Firmenanschrift?
☐ Passt das Geschäftsmodell zur Ware?
☐ Ist der Endverwender identisch mit dem Rechnungsempfänger?
☐ Gibt es Zwischenhändler ohne klare Funktion?

🚩 Achtung:
Briefkastenfirmen, ungewöhnliche Handelswege oder fehlende Transparenz sind Alarmsignale.

4️⃣ Länderprüfung – Wohin geht die Ware?

☐ Ist das Zielland unkritisch?
☐ Bestehen Embargos oder Teilbeschränkungen?
☐ Ist ein Umweg über Drittstaaten geplant?
☐ Gibt es bekannte Umgehungsländer?

⚠️ Besonders sensibel:

• Russland / Belarus
• Iran
• China (je nach Produkt)
• Länder mit militärischer Nutzung

 

5️⃣ Auffälligkeiten erkennen (sehr wichtig!)

☐ Kunde drängt auf schnelle Lieferung
☐ Kunde will keine Endverbleibserklärung abgeben
☐ Technische Details werden vermieden
☐ Ungewöhnlich hohe oder niedrige Stückzahlen
☐ Zahlung über Dritte
☐ Unlogische Lieferketten

👉 Wenn mehrere Punkte zutreffen: STOPP.

 

6️⃣ Entscheidung treffen

✅ Unkritisch:

• Lieferung plausibel
• Keine Auffälligkeiten
• Keine sensiblen Hinweise

➡️ Lieferung möglich (Dokumentation aufbewahren)

 

⚠️ Zweifelhaft:

• Unklare Nutzung
• Unvollständige Angaben
• Risikoland oder sensibler Kunde

➡️ Prüfung vertiefen oder BAFA-Anfrage stellen

 

❌ Kritisch:

• Militärischer oder verbotener Zweck erkennbar
• Umgehungsversuche
• Klare Risiken

➡️ Keine Lieferung ohne Genehmigung!

 

7️⃣ Dokumentation (unbedingt!)

Immer dokumentieren:

• Prüfungsergebnis
• Begründung
• Schriftverkehr
• Entscheidungsgrundlage

👉 Schützt im Ernstfall vor Haftung.

 

Merksatz für die Praxis

Nicht die Ware entscheidet allein – sondern was der Kunde damit vorhat.

Oder noch klarer:

Wenn etwas „komisch wirkt“, ist es meist auch kritisch.

 

✅ Empfehlung für Unternehmen

✔ Diese Checkliste intern verwenden
✔ Mitarbeitende schulen
✔ Bei Unsicherheit: frühzeitig prüfen
✔ Lieber einmal zu viel fragen als einmal falsch liefern

 

 

 9. ✅ Catch-all-Entscheidungs-Matrix (Ampelsystem)

Für die tägliche Praxis im Export

 

🟢 GRÜN – Lieferung unkritisch

Voraussetzungen:

• Ware ist nicht gelistet
• Verwendungszweck ist klar, plausibel und zivil
• Endverwender ist bekannt und vertrauenswürdig
• Zielland nicht sensibel
• Keine Auffälligkeiten im Ablauf

Typische Merkmale:
✔ Klare Endverwendung
✔ Seriöser Kunde
✔ Keine militärischen Bezüge
✔ Plausible Lieferkette

✅ Ergebnis:
➡️ Lieferung zulässig
➡️ Dokumentation aufbewahren
➡️ Keine Genehmigung erforderlich

 

🟡 GELB – Prüfpflicht / erhöhte Aufmerksamkeit

Mindestens eines der folgenden Merkmale trifft zu:

• Endverwendung nicht eindeutig
• Kunde gibt ausweichende Antworten
• Ware technisch sensibel
• Lieferung über Drittstaaten
• Ungewöhnliche Stückzahlen oder Eile
• Unklare Rolle des Endverwenders

Typische Warnzeichen:
⚠ „Nur für zivilen Gebrauch“ ohne Beleg
⚠ Keine Endverbleibserklärung
⚠ Technische Rückfragen werden vermieden
⚠ Kunde drängt auf schnelle Lieferung

⚠️ Ergebnis:
➡️ Vertiefte Prüfung notwendig
➡️ Rückfragen stellen
➡️ Ggf. BAFA-Anfrage
➡️ Lieferung erst nach Klärung

 

🔴 ROT – Genehmigungspflicht / Lieferstopp

Eines oder mehrere dieser Kriterien liegen vor:

• Militärische oder sicherheitsrelevante Nutzung
• Hinweise auf ABC-Waffenprogramme
• Lieferung in Embargo- oder Hochrisikoland
• Umgehungstatbestände erkennbar
• Falschangaben oder Täuschungsversuche

🚫 Ergebnis:
➡️ Keine Lieferung ohne Genehmigung
➡️ BAFA einschalten
➡️ Dokumentation sichern
➡️ Risikoabwägung dokumentieren

 

🧠 Entscheidungsregel

Je weniger klar die Verwendung – desto roter die Ampel.

Oder noch deutlicher:

Unklarheit ist kein Freifahrtschein, sondern ein Warnsignal.

  

✅ Empfehlung für Unternehmen

✔ Ampelsystem intern festlegen
✔ Mitarbeitende schulen
✔ Entscheidungen dokumentieren
✔ Im Zweifel: nicht liefern

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

8. Wie organisiert man "Zoll" im Unternehmen sinnvoll?

"Zoll" ist kein Thema, das „irgendwer nebenbei“ machen sollte.
Die Erfahrung zeigt: Wenn niemand so richtig zuständig ist, passieren Fehler – und die können teuer werden.

Deshalb ist es für jedes Unternehmen wichtig, Zollaufgaben klar zu organisieren und Verantwortlichkeiten zu benennen.

 

1. Wer macht was im Unternehmen?

In der Praxis sind meist mehrere Abteilungen involviert:

• Einkauf: bestellt Waren im Ausland → muss wissen, welche Zollkosten entstehen.
• Vertrieb: verkauft Waren ins Ausland → muss Exportvorschriften beachten.
• Logistik: organisiert Transport → kümmert sich um Dokumente und Anmeldungen.
• Finanzen/Buchhaltung: prüft Rechnungen, zahlt Abgaben → muss Werte korrekt erfassen.
• Zoll- oder Exportkontrollbeauftragter: behält den Überblick und ist die Schnittstelle zu Behörden.

👉 Ohne klare Zuständigkeiten gehen wichtige Punkte unter – und am Ende haftet das ganze Unternehmen.

 

2. Warum klare Organisation so wichtig ist

Ein typischer Fehler:
Der Vertrieb verkauft spontan nach Russland, ohne Rücksprache mit der Zollabteilung. Später stellt sich heraus, dass die Ware genehmigungspflichtig war.

• Folge: Verstoß gegen Exportkontrollrecht.
• Konsequenz: Strafverfahren, Lieferstopp, Imageschaden.

Hätte es klare Regeln im Unternehmen gegeben, wäre das nicht passiert.

 

3. Das ICP – Internal Compliance Program

Das ICP (Internal Compliance Program) ist so etwas wie das „Sicherheitsnetz“ im Unternehmen.
Es beschreibt:

• Wer prüft was, wann und wie?
• Welche Prozesse gibt es für Einfuhr, Ausfuhr, Durchfuhr?
• Wie wird dokumentiert, dass die Regeln eingehalten wurden?

Man kann es sich vorstellen wie eine Bedienungsanleitung für sicheres Zoll- und Exportmanagement.

 

Bausteine eines ICP:

1. Klare Zuständigkeiten – wer ist Exportkontrollbeauftragter, wer meldet Importe an?
2. Schulungen – Mitarbeiter in Einkauf, Vertrieb, Logistik müssen die Basics kennen.
3. Dokumentierte Prozesse – Checklisten, Arbeitsanweisungen, Freigabewege.
4. Prüfmechanismen – z. B. automatische Sanktionslistenprüfungen bei neuen Kunden.
5. Kontrolle & Verbesserung – regelmäßige Überprüfung, ob das ICP funktioniert.

 

4. Was bringt ein ICP?

• Rechtssicherheit: Nachweis gegenüber Behörden, dass man alles richtig macht.
• Schutz für Mitarbeiter: Niemand muss Angst haben, unbewusst Gesetze zu verletzen.
• Effizienz: Klare Prozesse sparen Zeit und verhindern Doppelarbeit.
• Image: Geschäftspartner und Banken vertrauen eher Unternehmen, die nachweisen können, dass sie Compliance ernst nehmen.

👉 Behörden sehen ein funktionierendes ICP oft als „Entlastung“ – wer nachweisen kann, dass er organisiert ist, hat bei Prüfungen weniger Probleme.

 

5. Praxisbeispiel

Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen führt ein ICP ein:

• Jeder Auftrag wird vor der Lieferung durch einen Exportkontroll-Check geschleust.
• Die IT prüft automatisch, ob der Kunde auf einer Sanktionsliste steht.
• Der Exportkontrollbeauftragte gibt nur „grüne“ Aufträge frei.

Ergebnis:

• Ein Versuch, eine genehmigungspflichtige Maschine nach Iran zu liefern, wird rechtzeitig gestoppt.
• Das Unternehmen spart sich ein Strafverfahren und beweist den Behörden: „Wir haben unsere Hausaufgaben gemacht.“

 

6. Typische Fehler bei der Organisation

• „Das macht der Spediteur“ – Spediteure erledigen viel, aber die Verantwortung bleibt beim Unternehmen.
• Fehlendes Wissen – Mitarbeiter im Vertrieb wissen nicht, dass bestimmte Länder auf Embargolisten stehen.
• Kein ICP – ohne dokumentierte Prozesse bleibt alles dem Zufall überlassen.

 

Merksatz

👉 Zoll im Unternehmen braucht klare Organisation. Ein ICP ist dabei das Herzstück – es schützt das Unternehmen und die Mitarbeiter.

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

7. Exportkontrolle – warum nicht alles ausgeführt werden darf

Nachdem ich gestern ein aktuelles Ereignis zum Anlass genommen habe, die Exportkontrolle unter einem anderen Aspekt zu beleuchten, wird nun die vorgesehene Reihe mit diesem Artikel wie vorgesehen fortgesetzt.

1. Warum es Exportkontrolle überhaupt gibt

Viele Menschen gehen zunächst von einem einfachen Gedanken aus:

„Wenn ich eine Ware legal herstellen und verkaufen darf, warum sollte ich sie nicht auch ins Ausland liefern dürfen?“

Diese Frage ist verständlich – und sie ist der beste Einstieg in das Thema Exportkontrolle.

Die Antwort lautet:

Weil ein Export mehr ist als ein Verkauf.

Sobald eine Ware, eine Software oder technisches Wissen ein Land verlässt, kann der Staat nicht mehr kontrollieren, was damit geschieht.
Genau deshalb setzen Staaten Regeln, um bestimmte Exporte zu überwachen oder zu verbieten.

Exportkontrolle soll nicht den Handel verhindern, sondern Risiken begrenzen.

2. Was bedeutet Exportkontrolle – einfach erklärt

Exportkontrolle bedeutet:

Der Staat prüft und begrenzt, was, wohin, an wen und wofür etwas exportiert werden darf.

Dabei geht es nicht nur um Waren im klassischen Sinn.
Exportkontrolle kann auch betreffen:

• Software
• technische Zeichnungen
• Baupläne
• Schulungen
• Know-how
• mündliche Weitergabe von technischem Wissen

Schon das Erklären einer technischen Lösung gegenüber einem ausländischen Kunden kann exportkontrollrechtlich relevant sein.

3. Vier Kernfragen der Exportkontrolle

Die gesamte Exportkontrolle lässt sich auf vier Grundfragen zurückführen:

1. In welches Land geht der Export?
2. Welche Ware oder Technologie wird exportiert?
3. Wer ist der Empfänger?
4. Wofür wird das Produkt verwendet?

Diese vier Fragen bilden die vier Kernthemen der Exportkontrolle.
Sie greifen ineinander und müssen immer gemeinsam betrachtet werden.

4. Länderbezogene Exportkontrolle

(Wohin wird exportiert?)

Nicht jedes Land darf uneingeschränkt beliefert werden.

Gründe dafür sind zum Beispiel:

• politische Konflikte
• Sicherheitsbedenken
• internationale Sanktionen
• Menschenrechtsverletzungen

Man unterscheidet grob zwischen:

• unproblematischen Ländern
• sensiblen Ländern
• Embargoländern

Für bestimmte Länder gelten:

• vollständige Ausfuhrverbote
• Teilbeschränkungen
• Genehmigungspflichten

Wichtig für Einsteiger:

Ein und dieselbe Ware kann in ein Land problemlos exportiert werden – und in ein anderes Land streng verboten sein.

Das Zielland ist daher immer der erste Prüfpunkt.

5. Warenbezogene Exportkontrolle

(Was wird exportiert?)

Viele denken bei Exportkontrolle sofort an Waffen.
Das greift viel zu kurz.

Exportkontrolliert sein können auch:

• Maschinen
• Elektronik
• Messgeräte
• Sensoren
• Materialien
• Software

Besonders wichtig ist der Begriff Dual-Use.

5.1 Was bedeutet Dual-Use?

Dual-Use-Güter sind Güter, die:

• zivil genutzt werden können
• und gleichzeitig militärisch oder sicherheitsrelevant einsetzbar sind

Beispiele:

• Maschinen zur präzisen Metallbearbeitung
• Steuerungssoftware
• leistungsfähige Sensorik

Das Problem:
Der Hersteller verkauft ein ziviles Produkt – weiß aber nicht, wofür es später genutzt wird.

Deshalb unterliegen solche Güter besonderen Regeln.

6. Personenbezogene Exportkontrolle

(An wen wird exportiert?)

Exportkontrolle fragt nicht nur nach Ländern, sondern auch nach Personen und Organisationen.

Es gibt weltweit Listen von Personen, Unternehmen und Organisationen, die:

• sanktioniert sind
• mit bestimmten Regimen in Verbindung stehen
• terroristische Aktivitäten unterstützen
• militärisch sensibel sind

Ein Export an solche Empfänger ist:

• verboten oder
• nur mit Genehmigung erlaubt

Wichtig:

Auch bekannte Geschäftspartner müssen geprüft werden.

Eine langjährige Geschäftsbeziehung ersetzt keine Prüfung.

7. Verwendungszweckbezogene Exportkontrolle

(Wofür wird das Produkt eingesetzt?)

Ein Produkt kann völlig unkritisch sein – bis man weiß, wofür es verwendet wird.

Beispiele:

• zivile Maschine → Einsatz in Waffenproduktion
• Software → Einsatz zur Überwachung
• Chemikalie → Einsatz zur Waffenherstellung

Deshalb ist die Frage nach dem Endverwendungszweck entscheidend.

Warnsignale können sein:

• ungewöhnliche technische Anforderungen
• vage Projektbeschreibungen
• Umwege über Zwischenhändler
• Verweigerung von Auskünften

In solchen Fällen darf nicht einfach geliefert werden.

8. Warum Exportkontrolle immer eine Gesamtprüfung ist

Ein häufiger Anfängerfehler ist, nur einen Aspekt zu prüfen.

Zum Beispiel:

• „Die Ware ist doch harmlos.“
• „Das Land ist doch unproblematisch.“
• „Der Kunde wirkt seriös.“

Exportkontrolle funktioniert aber nur, wenn alle vier Ebenen zusammen betrachtet werden:

   

 Frage:

    Land

 Wohin geht der Export?

   Ware

 Was wird exportiert?

   Person

 Wer ist der Empfänger?

   Zweck

 Wofür wird es genutzt?

  Erst wenn alle vier Prüfungen unkritisch sind, ist eine Ausfuhr zulässig.

9. Warum Exportkontrolle nicht delegiert werden kann

Spediteure, Zollagenten und Dienstleister können unterstützen –
aber sie übernehmen nicht die Verantwortung.

Verantwortlich ist immer:

• das exportierende Unternehmen
• und letztlich die Unternehmensleitung

Das gilt auch dann, wenn:

• keine böse Absicht vorliegt
• ein Fehler „aus Versehen“ passiert
• der Kunde falsche Angaben gemacht hat

10. Exportkontrolle ist Organisation – nicht Intuition

Exportkontrolle darf nicht aus dem Bauch heraus entschieden werden.

Sie braucht:

• klare Zuständigkeiten
• definierte Prüfprozesse
• Dokumentation
• Schulung
• interne Kontrollen

Unternehmen, die Exportkontrolle „nebenbei“ erledigen, gehen unnötige Risiken ein.

11. Warum Exportkontrolle auch für Einsteiger wichtig ist

Gerade Anfänger im Zollbereich neigen dazu zu denken:

„Das ist ein Thema für Spezialisten.“

Das Gegenteil ist richtig.

Je früher man versteht:

• warum geprüft wird
• was geprüft wird
• wie geprüft wird

desto sicherer wird der Umgang im Alltag.

Exportkontrolle ist kein Geheimwissen – sondern strukturierte Sorgfalt.

12. Zusammenfassung für Einsteiger

Exportkontrolle bedeutet:

• Nicht alles darf exportiert werden
• Nicht in jedes Land
• Nicht an jede Person
• Nicht für jeden Zweck

Diese Regeln dienen:

• der Sicherheit
• der Verantwortung
• dem Schutz von Unternehmen
• der Stabilität internationaler Beziehungen

Wer das verstanden hat, hat das Fundament der Exportkontrolle gelegt.

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

6. Wenn es die "Exportkontrolle" in die Nachrichten schafft!

Gestern hat der deutsche Zoll eine Firma durchsucht, 5 Männer festgenommen, die Kugellager und andere Dual-use-Waren im Wert von 30 Millionen Euro durch Umgehungsausfuhren nach Russland exportiert hatten. Ein klarer Embargobruch, der die Härte der Strafvorschriften des Paragraphen 18 des Außenwirtschaftsgesetzes nach sich ziehen wird.

Für mich als ehemaliger Zollfahnder und Prüfer im Außenwirtschaftsrecht ein willkommener Anlass, meine "Leidenschaft" hier in meinem Blog in den Vordergrund zu rücken.

Was muss ein Unternehmen beachten, um all diese Gefahren im Auge zu behalten und nicht in die Nähe der oben genannten Strafnorm zu geraten?

Embargobruch durch Umgehungsausfuhren:

Der heutige Zugriff des Zoll ist kein Einzelfall, sondern ein Warnsignal an alle exportierenden Unternehmen. Durchsuchungen, Festnahmen, ein Schaden von rund 30 Millionen Euro – das ist die Konsequenz, wenn Exportkontrolle ignoriert, falsch eingeschätzt oder bewusst umgangen wird.

Die Botschaft ist eindeutig:
Unwissen schützt nicht – organisatorisches Versagen auch nicht.

Warum Exportkontrolle heute Chefsache ist

Russland-Embargos und Dual-use-Vorschriften sind kein Spezialthema für Konzerne, sondern betreffen:

• Mittelständler
• Händler
• Ersatzteil- und Komponentenlieferanten
• Logistiknahe Unternehmen
• Technologiebetriebe

Gerade Kugellager, Maschinenbauteile, Elektronik, Sensorik oder Ventile sind typische Dual-use-Waren. Sie wirken harmlos – sind es aber rechtlich nicht.

Der häufigste Fehler:

„Wir liefern ja nicht direkt nach Russland.“

Genau hier beginnen die Umgehungstatbestände.

Die vier zentralen Prüfpflichten

Ein Unternehmen muss alle  vier Ebenen der Exportkontrolle aktiv überwachen, die vier "W" der Exportkontrollprüfung verinnerlichen. Bei jedem Export in ein Drittland sollten Sie im Kopf die Frage Revue passieren lassen:

Was wird wohin an wen geliefert und wozu wird es verwendet?

1. Länderbezogene Kontrolle

• Ist das Zielland sanktioniert oder teilweise embargo­belegt?
• Gibt es Transit- oder Umgehungsländer (z. B. Zentralasien, Kaukasus, Türkei)?

➡️ Achtung: Auch indirekte Lieferungen können verboten sein.

2. Warenbezogene Kontrolle (Dual-use)

• Ist die Ware im Anhang I der EU-Dual-use-VO gelistet?
• Gibt es technische Parameter, die eine Genehmigungspflicht auslösen?

➡️ Gefährlich: „Standardware“ ohne Klassifizierung.

3. Personenbezogene Kontrolle

• Steht der Kunde, Endnutzer oder wirtschaftlich Berechtigte auf einer Sanktionsliste?
• Gibt es Verbindungen zu russischen Firmen oder Militärstrukturen?

➡️ Red Flag: Neue Firmen ohne Historie, aber hohem Bestellvolumen.

4. Verwendungszweckbezogene Kontrolle

• Wird die Ware zivil oder militärisch genutzt?
• Gibt es Hinweise auf eine militärische oder rüstungsnahe Verwendung?

➡️ Achtung: Auch zivile Nutzung kann verboten sein, wenn Russland-Endbezug besteht.

Diese Warnsignale (Red Flags) tauchen immer wieder in Ermittlungsakten auf:

Kunden- & Geschäftsverhalten

• ❗ Neuer Kunde bestellt ungewöhnlich große Mengen
• ❗ Kunde drängt auf schnelle Lieferung („sehr eilig“)
• ❗ Zahlung über Drittstaaten oder wechselnde Konten
• ❗ Ablehnung einer Endverbleibserklärung

Lieferketten & Routen

• ❗ Lieferung in „unauffällige“ Drittstaaten (z. B. Armenien, Kasachstan)
• ❗ Weiterleitung durch Handelsfirmen ohne eigene Produktion
• ❗ Unklare oder widersprüchliche Lieferadressen

Kommunikation mit dem Empfänger

• ❗ Technische Fragen, die nicht zum angeblichen Einsatzzweck passen
• ❗ Bitte um neutrale oder falsche Warenbeschreibung
• ❗ Aufforderung, Russland nicht zu erwähnen

Taucht einer dieser Punkte bei Ihrem Check auf, müssen alle Alarmglocken klingeln. Wer diese Signale übersieht, handelt mindestens fahrlässig.

Was Unternehmen jetzt konkret tun müssen

Klartext: Excel-Listen und Bauchgefühl reichen nicht mehr.

Mindestanforderungen:

• ✔️ Verbindliche Exportkontrollorganisation
• ✔️ Klare Zuständigkeiten (nicht „nebenbei“)
• ✔️ Dokumentierte Prüfprozesse
• ✔️ Schulungen für Vertrieb, Einkauf, Versand
• ✔️ Technische Klassifizierung aller kritischen Waren
• ✔️ Konsequente Stop-&-Check-Kultur

Wichtig:

Wenn Zweifel bestehen → nicht liefern, sondern prüfen oder genehmigen lassen.

Fazit: Das Risiko ist real – und beherrschbar

Der heutige Fall zeigt:

• Der Zoll ermittelt tief, vernetzt und international
• Umgehungsausfuhren fliegen auf – oft rückwirkend
• Die persönliche Haftung von Geschäftsführung und Mitarbeitenden ist real

Die gute Nachricht:
Wer Exportkontrolle ernsthaft organisiert, schützt sein Unternehmen – und sich selbst.

Nicht Panik ist gefragt, sondern Professionalität

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

5. Checkliste Exportkontrolle & Embargorisiken

1. Organisation & Verantwortung

☐ Exportkontrolle ist schriftlich einer verantwortlichen Person zugeordnet
☐ Stellvertretung ist geregelt
☐ Geschäftsleitung ist eingebunden und informiert
☐ Klare Stop-&-Check-Regel bei Unsicherheiten

👉 Red Flag: „Das macht der Vertrieb mit.“

2. Länderbezogene Prüfung

☐ Zielland auf Embargos / Teil-Embargos geprüft
☐ Transit- und Umgehungsländer bewertet
☐ Indirekte Lieferungen berücksichtigt
☐ Regelmäßige Aktualisierung der Länderliste

👉 Red Flag: Lieferung in Drittstaat mit Nähe zu Russland

3. Warenbezogene Prüfung (Dual-use)

☐ Alle Exportwaren technisch klassifiziert
☐ Prüfung auf Dual-use-Listung dokumentiert
☐ Technische Parameter bekannt (Leistung, Genauigkeit, Material)
☐ Keine Lieferung ohne Klassifizierung

👉 Red Flag: „Standardprodukt – war noch nie ein Problem“

4. Personen- & Firmenprüfung (Sanktionslisten)

☐ Kunde geprüft (Name, Adresse, Registerdaten)
☐ Wirtschaftlich Berechtigte bekannt
☐ Endnutzer geprüft
☐ Regelmäßige Re-Prüfung bei Folgegeschäften

👉 Red Flag: Neue Firma, hohes Volumen, keine Historie

5. Verwendungszweck & Endverbleib

☐ Plausibler ziviler Einsatzzweck beschrieben
☐ Endverbleibserklärung eingeholt (wo erforderlich)
☐ Technische Nutzung passt zur Ware
☐ Keine Hinweise auf militärische / rüstungsnahe Verwendung

👉 Red Flag: Kunde verweigert Endverbleibserklärung

6. Lieferkette & Logistik

☐ Lieferweg vollständig nachvollziehbar
☐ Spediteur und Zwischenhändler geprüft
☐ Keine unnötigen Umladungen
☐ Abweichungen vom Standardweg hinterfragt

👉 Red Flag: Wunsch nach „neutraler“ Lieferadresse

7. Kommunikation & Dokumentation

☐ Alle Prüfungen dokumentiert
☐ Schriftliche Freigabe vor Versand
☐ E-Mails und Anfragen archiviert
☐ Keine beschönigenden oder falschen Warenbeschreibungen

👉 Red Flag: Bitte um „harmonisierte Beschreibung“

8. Schulung & Sensibilisierung

☐ Vertrieb geschult (Red Flags bekannt)
☐ Versand/Logistik geschult
☐ Technische Abteilung eingebunden
☐ Regelmäßige Auffrischung

👉 Red Flag: „Davon hat uns keiner was gesagt“

9. Umgang mit Zweifeln

☐ Interne Eskalationsstelle definiert
☐ Lieferstopp bei Unsicherheit akzeptiert
☐ Externe Beratung / Genehmigungsantrag vorgesehen

👉 Red Flag: Lieferung trotz Bauchschmerzen

Klare Grundregel:

Wer nicht sicher ist, liefert nicht.
Verzögerung kostet Umsatz – ein Embargoverstoß kostet die Existenz.

Diese Checkliste ersetzt keine individuelle Rechtsberatung, zeigt aber klar, wo Unternehmen heute ansetzen müssen, um nicht selbst ins Visier der Ermittlungsbehörden zu geraten.

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

4. "Zoll" – was ist das eigentlich?

Ein verständlicher Einstieg in ein Thema, das viele betrifft – aber kaum jemand wirklich kennt.

Wenn Menschen das Wort Zoll hören, denken sie meist an Koffer am Flughafen, rote und grüne Ausgänge oder an komplizierte Formulare. Für viele ist Zoll etwas, mit dem man möglichst wenig zu tun haben möchte.
Dabei betrifft der Zoll weit mehr Menschen, als man denkt – oft sogar täglich, ohne dass es bewusst wahrgenommen wird.

Dieser Beitrag soll genau das ändern.

Zoll – mehr als nur Kontrolle an der Grenze

Ganz einfach gesagt:

👉 Der Zoll sorgt dafür, dass Waren, die Grenzen überschreiten, korrekt behandelt werden.

Dabei geht es um drei zentrale Fragen:

1. Was ist das für eine Ware?
2. Woher kommt sie?
3. Was kostet sie – und welche Abgaben fallen an?

Der Zoll ist also eine Mischung aus:

• Ordnungshüter
• Einnahmequelle des Staates
• Kontrollinstanz für Sicherheit und Handel

👉 Ohne Zoll gäbe es keinen geregelten internationalen Warenverkehr.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Stellen Sie sich vor, Sie bestellen ein Paar Schuhe aus einem Nicht-EU-Land.
Das Paket kommt an – und plötzlich verlangt der Paketdienst Geld von Ihnen.

Warum?

Weil der Zoll geprüft hat:

• Was ist das für eine Ware?
• Wie hoch ist ihr Wert?
• Woher stammt sie?

Und daraus ergeben sich:

• Zollabgaben
• Einfuhrumsatzsteuer

Was im Kleinen beim Onlinekauf passiert, geschieht im Großen täglich tausendfach in Unternehmen.

Einfuhr, Ausfuhr, Durchfuhr – die drei Grundrichtungen

Im Zoll gibt es drei grundlegende Bewegungen von Waren:

🔹 Einfuhr

Waren kommen aus einem Drittland in die EU.
Beispiel: Maschinen aus China, Textilien aus Bangladesch.

🔹 Ausfuhr

Waren verlassen die EU.
Beispiel: Maschinenexport nach Kanada.

🔹 Durchfuhr (Transit)

Waren durchqueren ein Land, ohne dort zu bleiben.
Beispiel: Ware aus der Türkei fährt durch Deutschland nach Schweden.

Diese drei Begriffe bilden das Fundament des gesamten Zollwesens.

Warum ist Zoll für Unternehmen so wichtig?

Viele Menschen arbeiten in Unternehmen, ohne jemals eine Ausbildung im Zollbereich gehabt zu haben:

• Einkäufer
• Sachbearbeiter
• Mitarbeiter in Logistik oder Vertrieb
• Geschäftsführer kleiner und mittlerer Betriebe

Und trotzdem müssen sie sich plötzlich mit Themen beschäftigen wie:

• Zolltarifnummern
• Ursprungsnachweise
• Exportkontrolle
• Einfuhrabgaben

Das Problem:

👉 Es gibt in Deutschland keinen klassischen Ausbildungsberuf „Zollsachbearbeiter in der Wirtschaft“.

Das Wissen muss man sich oft selbst aneignen – learning by doing.

Zoll ist kein Hexenwerk – aber auch kein Selbstläufer

Die gute Nachricht:
Zoll ist verständlich, wenn man ihn Schritt für Schritt betrachtet.

Die schlechte Nachricht:
Fehler können teuer werden.

Typische Folgen von Fehlern:

• Nachzahlungen von Zoll und Steuern
• Verzögerungen bei Lieferungen
• Bußgelder
• im schlimmsten Fall Strafverfahren

Deshalb ist Grundwissen im Zoll heute kein „Nice-to-have“, sondern ein echter Erfolgsfaktor.

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

3. Was ist eine Zolltarifnummer - und warum ist Sie so wichtig?

Die Zolltarifnummer – warum jede Ware ihre eigene Nummer hat - Und warum ohne sie im Zoll gar nichts funktioniert

Wer sich das erste Mal mit Zoll beschäftigt, stößt früher oder später auf einen Begriff, der oft für Verwirrung sorgt:

die Zolltarifnummer.

Viele denken dabei an irgendeine technische Nummer, die „der Zoll halt braucht“.
In Wahrheit ist sie der Schlüssel zu allem, was im Zoll passiert.

Ohne Zolltarifnummer:

• keine richtige Anmeldung
• keine korrekten Abgaben
• keine Präferenz
• keine rechtssichere Abwicklung

Was ist eine Zolltarifnummer überhaupt?

Ganz einfach gesagt:

👉 Die Zolltarifnummer beschreibt eindeutig, um welche Ware es sich handelt.

Jede Ware auf der Welt hat eine eigene Nummer – egal ob:

• Schraube
• Kaffeemaschine
• T-Shirt
• Maschine
• Chemikalie

Diese Nummer ist international aufgebaut und folgt einem festen System.

Warum braucht der Zoll diese Nummer?

Die Zolltarifnummer entscheidet unter anderem über:

• ✅ Höhe des Zolls
• ✅ Einfuhr- oder Ausfuhrbeschränkungen
• ✅ Genehmigungspflichten
• ✅ Statistikmeldungen
• ✅ Anwendbarkeit von Präferenzen

Man kann sagen:

👉 Die Zolltarifnummer ist der „Personalausweis“ der Ware.

Wie ist eine Zolltarifnummer aufgebaut?

Die Nummer besteht aus mehreren Stellen, zum Beispiel:

8516 71 00

• Die ersten 6 Stellen → weltweit einheitlich (HS-Code)
• Die nächsten 2 Stellen → EU-spezifisch
• Weitere Stellen → nationale Unterteilungen

Je weiter man nach rechts geht, desto genauer wird die Beschreibung der Ware.

Ein Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen importiert Kaffeemaschinen.

Die Frage ist nun:

• Sind es Filtermaschinen?
• Kapselmaschinen?
• Espressomaschinen?
• Mit oder ohne Mahlwerk?

All das entscheidet darüber, welche Tarifnummer gilt – und damit:

• wie hoch der Zoll ist
• ob besondere Vorschriften greifen

Eine falsche Nummer kann bedeuten:

• zu viel gezahlter Zoll
• oder schlimmer: zu wenig → Nachzahlung + Ärger mit dem Zoll

Typische Fehler bei der Tarifierung:

❌ „Wir nehmen die Nummer vom letzten Mal.“
❌ „Der Lieferant hat die Nummer schon angegeben.“
❌ „Sieht ähnlich aus, wird schon passen.“

All das ist riskant.

Denn:

👉 Verantwortlich ist immer derjenige, der die Anmeldung abgibt – nicht der Lieferant.

Wie findet man die richtige Zolltarifnummer?

In der Praxis gibt es drei Wege:

1️⃣ Elektronischer Zolltarif (EZT)

Das offizielle Online-Tool des deutschen Zolls.

✔ kostenlos
✔ aktuell
✔ verbindlich

2️⃣ Beschreibung der Ware

Entscheidend sind:

• Material
• Funktion
• Verwendungszweck
• technischer Aufbau

Nicht der Produktname, sondern die tatsächliche Beschaffenheit zählt.

3️⃣ Verbindliche Zolltarifauskunft (VZTA)

Wenn Unsicherheit besteht, kann man eine offizielle Entscheidung beantragen.
Diese gilt dann verbindlich für mehrere Jahre.

Warum die Zolltarifnummer so wichtig ist:

Weil sie über alles entscheidet:

• 💶 Höhe der Abgaben
• 📄 notwendige Dokumente
• 🚫 mögliche Verbote oder Genehmigungen
• 📊 statistische Meldungen
• 🌍 Präferenzregelungen

Oder anders gesagt:

👉 Ohne richtige Zolltarifnummer gibt es keine rechtssichere Zollabwicklung.

Ein Merksatz für die Praxis

👉 Die Zolltarifnummer ist der Schlüssel zum Zoll.  Wer sie falsch angibt, öffnet die falsche Tür.

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

2. Ursprung und Präferenz – warum der „Geburtsort“ einer Ware

über Zollabgaben oder Zollfreiheit entscheidet.

Viele denken beim Zoll zuerst an Zahlen, Tarife und Formulare.
Doch ein Punkt ist oft entscheidender als alles andere:

👉 Woher kommt die Ware?

Der sogenannte Ursprung entscheidet darüber,

• ob Zoll gezahlt werden muss,
• wie hoch dieser ist,
• oder ob die Ware sogar zollfrei eingeführt werden kann.

Und genau hier wird es für viele Unternehmen kompliziert – und teuer.

 

Was bedeutet „Ursprung“ eigentlich?

Der Ursprung einer Ware ist nicht automatisch das Land, aus dem sie geliefert wird.

Entscheidend ist:

➡️ Wo wurde die Ware hergestellt oder maßgeblich verarbeitet?

Ein Beispiel:

• Ein Händler sitzt in Frankreich
• Die Ware wurde aber in China produziert
• Lieferung erfolgt aus Frankreich

➡️ Ursprung: China – nicht Frankreich

Das ist ein häufiger Irrtum.

 

Nicht jeder Ursprung ist gleich

Im Zoll unterscheidet man zwei Arten von Ursprung:

🔹 1. Nicht-präferenzieller Ursprung

Er wird benötigt für:

• Zollstatistik
• Antidumpingzölle
• Einfuhrbeschränkungen
• Ursprungszeugnisse

Er sagt: Wo kommt die Ware grundsätzlich her?

 

🔹 2. Präferenzieller Ursprung

Er ist besonders wichtig, weil er Zollvorteile bringen kann.

Wenn ein Land mit der EU ein Freihandelsabkommen hat, können Waren aus diesem Land:

• zollermäßigt
• oder sogar zollfrei

eingeführt werden.

👉 Aber nur, wenn die Ware die Ursprungsregeln erfüllt.

 

Was bedeutet „präferenzieller Ursprung“ konkret?

Nicht jede Ware aus einem Partnerland ist automatisch präferenzberechtigt.

Es kommt darauf an:

• wo die Vormaterialien herkommen
• wie stark die Ware verarbeitet wurde
• ob die vorgeschriebenen Regeln eingehalten wurden

Beispiel:
Ein Hemd wird in Marokko genäht, der Stoff kommt aber aus China.
→ Je nach Abkommen kann das reichen – oder eben nicht.

 

Welche Nachweise gibt es?

Damit Zollfreiheit gewährt wird, braucht man Belege, z. B.:

• EUR.1 Warenverkehrsbescheinigung
• Ursprungserklärung auf der Rechnung
• Lieferantenerklärung (innerhalb der EU)

 

Ohne diese Nachweise gilt:

👉 Kein Präferenznachweis = kein Zollvorteil

 

Ein Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen importiert Maschinen im Wert von 100.000 €.

• Zollsatz: 4 %
• Zollkosten: 4.000 €

Liegt ein gültiger Präferenznachweis vor:
➡️ Zoll = 0 €

Fehlt der Nachweis:
➡️ 4.000 € Zusatzkosten

Und das nur wegen eines Dokuments.

 

Typische Fehler in der Praxis:

❌ Ursprung wird mit Versandland verwechselt
❌ Lieferantenerklärungen werden ungeprüft übernommen
❌ Präferenznachweise fehlen oder sind ungültig
❌ Regeln der Abkommen werden nicht verstanden

Die Folge:

• Nachzahlungen
• Rückforderungen
• Ärger bei Zollprüfungen

 

Warum dieses Thema so wichtig ist

Weil der Ursprung:

• direkt über Kosten entscheidet
• Einfluss auf Lieferzeiten hat
• rechtliche Konsequenzen haben kann
• bei Prüfungen besonders genau kontrolliert wird

Viele Unternehmen verschenken hier jedes Jahr viel Geld – einfach, weil sie das Thema unterschätzen. 

 

Ein Merksatz für die Praxis:

👉 Nicht der Absender entscheidet über den Ursprung – sondern die Herstellung der Ware.

 

Oder anders gesagt:

Der „Geburtsort“ der Ware zählt, nicht ihre aktuelle Adresse.

 

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.

1. Abgaben und Steuern –

was beim Zoll wirklich bezahlt werden muss

Wer Waren importiert, weiß:
Irgendwann meldet sich der Zoll – und will Geld.

Doch viele wissen nicht genau:

• was sie eigentlich bezahlen,
• warum sie es bezahlen,
• und ob alles wirklich Kosten sind.

In diesem Artikel schauen wir uns das Thema ganz nüchtern an – ohne Fachbegriffe, ohne Paragrafen, dafür mit klaren Beispielen.

 

Drei Begriffe, die man auseinanderhalten muss

Beim Import von Waren tauchen fast immer diese drei Begriffe auf:

1. Zoll
2. Einfuhrumsatzsteuer (EUSt)
3. Verbrauchsteuern (nur bei bestimmten Waren)

Sie werden oft in einen Topf geworfen – gehören dort aber nicht hin.

 

1. Zoll – der eigentliche „Eintrittspreis“

Der Zoll ist eine Abgabe auf Waren, die aus einem Drittland in die EU kommen.

Wie hoch er ist, hängt ab von:

• der Zolltarifnummer
• dem Ursprung der Ware
• möglichen Freihandelsabkommen

Beispiel:

Eine Maschine wird aus China importiert.

• Warenwert: 50.000 €
• Zollsatz: 3 %

➡️ Zoll = 1.500 €

👉 Wichtig:
Der Zoll ist eine echte Kostenposition.
Er kann nicht zurückgeholt werden.

 

2. Einfuhrumsatzsteuer – keine echte Zusatzbelastung (meistens)

Die Einfuhrumsatzsteuer funktioniert wie die normale Mehrwertsteuer – nur eben bei der Einfuhr.

In Deutschland aktuell:
➡️ 19 %

Berechnungsgrundlage ist:

• Warenwert
• Zoll
• Transportkosten bis zur EU-Grenze

 

Beispiel:

• Warenwert: 50.000 €
• Zoll: 1.500 €
• Transport: 1.000 €
• Bemessungsgrundlage: 52.500 €
• EUSt (19 %): 9.975 €

 

👉 Wichtig:
Für Unternehmen ist die EUSt keine echte Belastung, da sie als Vorsteuer geltend gemacht werden kann.

Aber:
⚠️ Sie muss zunächst bezahlt werden – das kann die Liquidität belasten.

 

3. Verbrauchsteuern – nur bei bestimmten Waren

Diese fallen nur bei bestimmten Produkten an, zum Beispiel:

• Alkohol
• Tabakwaren
• Energieerzeugnisse (Benzin, Diesel, Heizöl)
• Kaffee (in Deutschland!)

Hier können sehr hohe Beträge entstehen – oft höher als der eigentliche Warenwert.

 

Ein typisches Praxisbeispiel

Ein Unternehmen importiert Ware aus Asien:

• Warenwert: 20.000 €
• Zoll: 1.000 €
• Transport: 800 €
• EUSt: 19 % von 21.800 € = 4.142 €

➡️ Gesamtzahlung beim Import: 5.142 €

Davon:

• 1.000 € echte Kosten
• 4.142 € Vorsteuer (rückholbar)

Viele Unternehmer sind überrascht, wenn sie das zum ersten Mal sehen.

 

Typische Fehler in der Praxis

❌ Zollwert falsch berechnet
❌ Transportkosten vergessen
❌ Zollsatz falsch angewendet
❌ EUSt als „echte Kosten“ eingeplant
❌ Liquiditätsbedarf unterschätzt

Das Ergebnis:

• Nachzahlungen
• Buchhaltungsprobleme
• Ärger mit dem Zoll

 

Warum dieses Thema so wichtig ist

Weil Abgaben:

• über die Rentabilität eines Geschäfts entscheiden
• in der Kalkulation berücksichtigt werden müssen
• bei Fehlern schnell teuer werden

Viele Unternehmen verkaufen Produkte zu knapp kalkulierten Preisen – und merken zu spät, dass der Zoll die Marge auffrisst.

 

Ein Merksatz für die Praxis

👉 Zoll kostet Geld. Einfuhrumsatzsteuer kostet Liquidität. Beides sollte man vor dem Import kennen.

Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information zu Themen der Exportkontrolle und des Zolls. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt keine individuelle fachliche Prüfung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Haftung übernommen.